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Conservazione digitale e valore nel tempo
Pubblicato il 27 febbraio 2026
In questo episodio Patrizia Sormani e Andrea Veca entrano nel tema della conservazione digitale, chiarendo che conservare non significa salvare un file in cloud o archiviarlo su un server, ma inserirlo in un processo regolamentato che ne tutela il valore.
Si parla di fragilità del bit e di obsolescenza tecnologica, ma anche di autenticità, leggibilità, reperibilità e immodificabilità.
Non solo obblighi normativi, come fatture elettroniche e documenti fiscalmente rilevanti, ma anche scelte di responsabilità imprenditoriale: quali documenti meritano di essere preservati con valore probatorio?
Che ruolo hanno il responsabile della conservazione e il manuale?
E quali rischi si corrono quando questi passaggi vengono trascurati?
Vogliamo dare una serie si spunti operativi su come far sopravvivere nel tempo ciò che oggi produciamo in digitale.
Trascrizione dell'episodio
Non solo salvataggio, ma un processo che tutela valore, autenticità e leggibilità nel tempo.
Essendo una trascrizione dal parlato, può contenere ripetizioni, frasi spezzate o imprecisioni formali.Privilegiamo la fedeltà alla conversazione effettivamente avvenuta.
Conservazione digitale e valore nel tempo: di cosa parliamo oggi
Ciao, sono Andrea Veca, e ti do il benvenuto a MingaMal, il podcast che instilla dubbi per migliorare.
Oggi parliamo di un tema che riguarda chiunque produca un documento digitale. Quindi tutti noi!
Potrebbe essere un documento che abbiamo firmato! In questo senso, questo episodio è la naturale continuazione dell’episodio undici di MIngaMal, sui diversi tipi di firma elettronica.
Oppure può un file “generico” che quindi non è necessariamente soggetto a obblighi normativi, ma che comunque costituisce patrimonio aziendale, che vogliamo salvaguardare.
Quando lavoriamo in digitale creiamo file in continuazione: contratti, fatture, progetti, comunicazioni, preventivi.
Li firmiamo, li salviamo, li archiviamo da qualche parte e andiamo avanti. Il ritmo è veloce, la tecnologia ci aiuta, tutto sembra sotto controllo.
Poi entra in gioco il tempo.
Che cosa succede a quei documenti tra cinque, dieci anni?
Anzitutto, riusciamo a ritrovarli?
E poi, restano leggibili? E, ancora, restano attribuibili a chi li ha firmati?
Mantengono il loro valore, anche in caso di verifica o di contenzioso?
Con Patrizia Sormani entriamo nel cuore della conservazione digitale.
Parliamo di fragilità del bit, di obsolescenza tecnologica, di responsabilità organizzative che spesso ricadono sul legale rappresentante senza che se ne renda conto.
Parliamo infatti del responsabile della conservazione ... spoiler: se non è stato nominato nessuno, è il legale rappresentante.
Quindi tu, cara ascoltatrice, caro ascoltatore, se sei legale rappresentante e non hai nominato nessuno come responsabile della conservazione, sei tu il responsabile. Nulla di male, ma sapevilo. E sapevi quali sono gli adempimenti legati alla veneranda carica.
Dicevo, parliamo del responsabile della conservazione, del manuale, dei conservatori e della tensione tra il mondo digitale super-dinamico e l’esigenza di “staticizzare” i documenti, per mantenere stabile ciò che ha valore.
Buon ascolto.
Andrea Veca
Buongiorno Patrizia digitale, Patrizia Sormani, benvenuta a questo nuovo episodio di Mingamal nel nostro viaggio verso la digitalizzazione.
Patrizia Sormani
Ciao Andrea, Ciao a tutti i nostri ascoltatori e benvenuti a tutti in questo viaggio verso la digitalizzazione.
Dopo la firma: che cosa succede al documento
Andrea Veca
Ci siamo lasciati nell'episodio precedente con una consapevolezza incredibile in materia di firma elettronica.
Abbiamo sviscerato l'argomento, abbiamo analizzato i tre tipi di firma elettronica e abbiamo capito quando vanno usati, cioè quando va usato ciascun tipo.
E a questo punto io ho uno splendido documento firmato elettronicamente, quindi immagino di stamparlo e sulla stampa comparirà un bellissimo timbro bizantino.
No, a parte gli scherzi, oggi vogliamo parlare dello step successivo, se non sbaglio.
Cioè una volta che io ho firmato con tutti i crismi il documento, che cosa ne faccio?
Con quale obiettivo? Cioè che cosa ne faccio ai fini di che cosa?
Beh, al fine di non vanificare il processo di firma così faticosamente compreso e messo in pratica, e al fine di essere in grado quindi di utilizzare quel documento nel suo pieno valore, in qualunque circostanza.
Innanzitutto, forse di ritrovarlo, perché in realtà, detto tra noi, per me il file, il singolo file, è il male. Quello che conta è l'applicazione con cui io gestisco il file, però questa è una turba psichica mia personale.
Però in generale io devo ritrovare il file e potervi accedere e essere sicuro che abbia lo stesso valore di quando abbiamo firmato. È giusto tutto questo?
Patrizia Sormani
Sì, è giusto.
Andrea Veca
Non è molto convinto il tuo sì.
Il ciclo di vita del documento informatico
Patrizia Sormani
No, assolutamente è giusto ed è corretto, ma cercherei di renderlo ancora più semplice per chi ci sta ascoltando.
La volta precedente noi abbiamo detto che un documento informatico ha un ciclo di vita.
Si forma, viene gestito e poi deve essere conservato.
Qui entriamo in quello che potremmo definire una sorta di paradosso.
Quando noi firmavamo i documenti cartacei, in qualche modo poi c'era sempre qualcuno che si occupava di prendere l'originale, metterlo all'interno di un faldone, fare una fotocopia di sicurezza, mettere anche quella all'interno di un faldone.
Cioè in qualche modo cercare di garantire la sua reperibilità nel tempo, anche in più modalità.
Quindi in qualche modo creava una sorta di cassaforte, dove metterlo.
Ovviamente nel digitale noi creiamo tanto, molto rapidamente, con una velocità, potrei dire quasi forsennata.
Ma se non gestiamo correttamente – con i nostri attrezzi che abbiamo nella nostra cassetta di cui abbiamo parlato in origine – i nostri file, rischiamo che quello che abbiamo creato poi divenga illeggibile, non più gestibile, contestabile.
Quindi è correttissima la domanda: firmato il file, cosa ne devo fare?
Ma addirittura me la dovevo fare ancora prima.
Quando formo il file che decido di firmare, che cosa poi ne dovrò fare?
Per quanto tempo quel file mi servirà? Per quanto tempo sarà utile? Come dovrò gestirlo?
E già facendomi la domanda inizialmente, in qualche modo determino quale sarà la vita del file:
- se entrerà in un sistema di conservazione;
- se semplicemente lo archivierò perché poi non serve a nulla;
- non l'archivio neanche perché mi occupa spazio sul mio server.
Quindi in qualche modo la vita del mio file io la decido prima ancora.
Se poi maggiormente lo coinvolgo in un processo di firma, con tutto il valore che dà di cui abbiamo parlato, ecco lì sì che mi devo fare la domanda: “caspita, l'ho coinvolto in un processo, ho usato uno strumento per attribuire al file delle qualità e mo’ che faccio?”.
Questa è la domanda da porsi assolutamente.
Andrea Veca
Benissimo, tu hai cominciato a descrivere ciò che avveniva una volta, per cui io firmavo su carta o comunque producevo un documento cartaceo, magari ne facevo una fotocopia e poi hai introdotto, senza usare la parola, la figura dell'archivista, che in qualche modo garantiva che questo documento fosse archiviato, fosse gestito e salvato con i crismi.
Ma a me viene una domanda da uomo della strada: l'archivista può fare degli errori e magari sbaglia il cassetto in cui mette il documento. Oppure ancora può arrivare un'inondazione o un incendio, o i topi, le tarme, eccetera eccetera, le cavallette.
Mi sembra di essere nei Blues Brothers.
La domanda è questa: ma il digitale? È più sicuro o meno sicuro della carta? Perché se non sbaglio una tua espressione ricorrente è quella della fragilità del bit. Andando verso il digitale dobbiamo stare più tranquilli o meno tranquilli?
Digitale più sicuro, bit più fragile: perché
Patrizia Sormani
Sei tornato su una domanda che forse non rammenti, ma ne abbiamo parlato, credo nella nostra prima sessione, cioè se il digitale sia più sicuro o meno della carta.
E io ho risposto: assolutamente, il digitale è più sicuro della carta, a maggior ragione per tutti gli eventi di cui tu hai appena parlato: inondazioni, incendi o comunque complessa gestione della carta stessa che proprio ha anche cambiata come consistenza, come fogli e quant'altro.
Ma il digitale ha una fragilità e questa fragilità sta nel fatto che se ne crea in quantità enorme rispetto a quella che si creava prima. E soprattutto ci si affida per la sua creazione e per la sua gestione a degli strumenti e a dei processi. Quindi, semplificando al massimo, ha del software e ha dell'hardware che sono elementi che, a differenza della carta e della penna, hanno un'evoluzione vorticosa.
Quindi, dove sta la fragilità del bit?
Sta nel cercare di utilizzare strumenti che siano in grado di arginare questa eventuale obsolescenza tecnologica dei processi che io ho implementato sul mio documento. Vedi la firma, piuttosto che altre situazioni, la marca temporale o altro.
E quindi ecco che è più sicuro ma ha bisogno di accortezza.
Io direi questo: la sua fragilità sta nel fatto che ha bisogno di accortezza.
Perché? Perché si usa formarlo, gestirlo con strumenti che, rispetto agli strumenti classici, subiscono veramente un'obsolescenza tecnologica vorticosa.
Cioè, io non voglio spaventare nessuno, ma. Quando arriveranno i computer quantistici, buona parte dei file che noi oggi utilizziamo non è detto che, se non li tuteliamo correttamente, siano accessibili.
Questo è futuribile.
Ma chiunque di noi, quante volte gli sarà capitato di salvare un file su una chiavetta e magicamente questa non si legge più a un certo punto. E io non ho più accesso al documento!
Però lo ritrovi. Ho capito, ma se lo ritrovo e non ci accedo, praticamente non ne faccio niente.
Oppure accedo a un documento firmato, però non ho tutelato quel processo di firma, quel certificato, quella validità attraverso altri strumenti.
Quella firma non ha più quel valore che io volevo dare a quel documento, che non è solo la sottoscrizione, ma abbiamo visto è un valore molto più importante.
Quindi la fragilità sta nella comprensione che sono all'interno di meccanismi che evolvono molto rapidamente; quindi, è importante usare strumenti che mi tutelino da questa evoluzione tecnologica vorticosa.
Trovare il file, aprirlo, mantenerne il valore
Andrea Veca
Perfetto, quindi provo a riassumere per vedere se ho capito più che altro.
Quindi diciamo, il bit è più sicuro perché non viene mangiato dalle tarme, o quantomeno questo avviene molto di rado.
Però è fragile. Mi piace questo termine.
Beh, anzitutto è reso ancora più fragile dal fatto che noi generiamo una quantità di bit micidiale, ma soprattutto diciamo che è tanto fragile quanto è fragile il processo con cui lo gestiamo.
I punti chiave che se non sbaglio hai evidenziato, direi che sono tre
Prima lo devo trovare.
Poi devo potervi accedere.
Poi devo mantenere quelle caratteristiche che la firma che avevo apposto mi aveva garantito ai tempi.
Ebbene, voglio che questi perdurino nel tempo, perché è come se io firmassi un contratto con un inchiostro che dopo tre anni sparisce: si tira fuori dalla cassaforte, dall'archivio, da quel che è e però non c'è più la firma.
E quindi non vale più.
Staticità necessaria in un mondo tecnologico dinamico
Patrizia Sormani
E banalmente, hai citato un esempio interessantissimo.
Se fate attenzione, per esempio, di norma, quando andate da un notaio a firmare, nella stragrande maggioranza dei casi lui vi fa firmare con la penna nera, non con la penna blu o di altri colori.
Perché? Perché gli altri colori sono molto più delebili nel tempo rispetto all'inchiostro nero che è più indelebile.
Ecco perché è lui che ha bisogno di far sì che quella firma che voi ponete resti scolpita nel tempo. Perché anche quando un notaio, viene a mancare, i suoi atti vengono messi nell'archivio, io ci posso accedere anche 350 anni dopo.
E per questa indelebilità mi affido all'inchiostro che mi può garantire maggiormente questo. Qui è più o meno lo stesso discorso, perché necessariamente io mi devo affidare a strumenti che mi consentano di mantenere inalterato il valore di quel documento.
Se la digitalizzazione è favolosa perché ci consente di modificare in mezzo secondo qualsiasi cosa, di contro deve fare i conti con l'esigenza contraria, cioè di mantenere statico qualcosa.
E quindi io ho bisogno di questa staticità, però in un contesto che per sua stessa natura è super dinamico: cambia la tecnologia, cambia il computer, cambia il software, faccio copia e duplicati.
Quindi devo trovare la corretta tensione tra staticità necessaria, opportuna e fondamentale per legge e per mantenere la memoria delle informazioni, e dinamicità che è bellissima e utilissima, ma potrebbe essere anche nociva a un certo tipo di accesso ai documenti.
Andrea Veca
Grazie per la puntualizzazione. Quindi, come il notaio sceglie la penna nera, quindi comincia a mettere lì dei barlumi e dei primi elementi di un processo, mi sembra di capire che per evitare i problemi di fragilità del bit dobbiamo appunto seguire un processo.
E qui mi lancio: direi che possiamo parlare di un processo di conservazione. E già che ci siamo, di conservazione digitale, è giusto questo?
E se sì, di che cosa stiamo parlando?
Conservazione digitale: un processo regolato, non un archivio
Patrizia Sormani
Giustissimo, nel modo più assoluto.
E stiamo parlando di qualche cosa che in Italia nasce da molto lontano, se vogliamo.
Già nel 2004 si parlava di conservazione, in qualche modo si diceva sostitutiva perché avevamo il documento cartaceo che digitalizzavamo e poi mettevamo in questi archivi di conservazione.
Allora, quello che va fatto, come dire, comprendere e il dubbio che va insinuato a chi ci ascolta è: attenzione, non stiamo parlando di una nuova modalità di archiviazione, non è un nuovo cloud, non è uno storage, non è un semplice salvataggio.
Ma ancora una volta, e quindi alla fine io sarò definita la donna dei processi, stiamo parlando di un processo.
Un processo regolamentato dalla legge.
Le cinque garanzie della conservazione (autenticità, affidabilità, reperibilità, leggibilità, immodificabilità)
Che comprende una serie di attività che vanno svolte secondo procedure, standard, normative, ma che garantisce che l'output di questo documento informatico, che passa in questo processo, abbia delle caratteristiche che sono fondamentali per gli scopi che abbiamo detto prima.
Cioè abbia la caratteristica di autenticità, quindi mantenga quel valore di autenticità, di possibilità di rimettere al suo autore il contenuto.
Di affidabilità, cioè mantenga nel tempo il valore che aveva quando io l'ho creato e lo scopo per cui l'ho creato.
Di reperibilità, cioè che io lo riesco sempre a ritrovare.
Di leggibilità e quindi di accessibilità al suo contenuto. Quando io creo un documento, aggrego dei dati, lo faccio con uno scopo preciso. Io devo poter accedere a quel contenuto. Se trovo un documento ma non accedo al contenuto, non è che ho raggiunto chissà che successo.
E l'ultima caratteristica che un sistema di conservazione è in grado di offrire ai documenti coinvolti in questo processo è l'immodificabilità.
Abbiamo detto già quando parlavamo delle firme che io posso creare infinite copie e duplicati di un documento. L'immodificabilità è importante perché in qualche modo staticizza dei rapporti in un ambiente estremamente dinamico.
E quindi ci vuole qualcosa che me la garantisca questa roba qua, perché sennò io se faccio un contratto con Andrea, però domani non so se è quella versione lì o lui ha messo tre parole in 2 parole in meno, capite bene che il nostro rapporto contrattuale è già in crisi prima ancora di nascere.
E allora i sistemi di conservazione servono proprio a questo in più, ulteriore caratteristica, i sistemi di conservazione rappresentano una modalità sicura di archiviazione, perché non è semplice archiviazione, ma è archiviazione in grado di garantire queste caratteristiche.
Quindi pensate che situazione veramente incredibile: attraverso questo processo riesco magicamente a staticizzare qualcosa di super dinamico.
Mi ricordo una persona che mi disse: "Beh, posso come immaginare che sia una sorta di “sto scolpendo nella pietra i miei file” “. In qualche modo sì, ma li sto scolpendo così bene che poi li leggo, li trovo, li uso, li esibisco in giudizio senza nessun problema.
Andrea Veca
Perfetto, quindi io voglio conservare digitalmente i miei file per raggiungere gli obiettivi che hai enumerato e a questo punto forse torno all'episodio precedente, non lo so, ma quali file voglio effettivamente conservare?
Quali documenti conservare: obblighi di legge e scelte d’impresa
Patrizia Sormani
Ma questa è una domanda classica che mi viene sempre posta e mi dicono: "Fammi l'elenco dei file che bisogna conservare”.
Già quando qualcuno mi dice "Fammi l'elenco dei file che bisogna conservare" è chiaro che lo percepisce solo ed esclusivamente come un adempimento normativo legato ad alcuni file che la legge mi obbliga a conservare.
Poi ve ne citerò qualcuno, ma insomma sono più o meno noti a tutti. E secondo me è qui che sta l'equivoco. Perché poi io gli dico: scusa, e quelli che non ti metto nell'elenco per legge, cosa ne fai?
Ah, me li metto nel mio cloud, nel mio share, nel mio hard disk, nella mia chiavetta.
E la mia domanda è la seguente: al di là di quell'elenco che io ti faccio di quelli obbligatori per legge, hai valutato le ragioni di opportunità che potrebbero spingerti a inserire in un sistema di conservazione anche altri file, perché altrimenti corri il rischio di non poterli leggere, di non poterli ritrovare, di perderli, di non averli più gestibili, di perdere il loro valore probatorio.
E allora qui, come dire, scatta lo switch, il pensiero critico di dire: aspetta un attimo, forse hai ragione.
La legge, per esempio, impone che, ma questo già dal 2004, e poi nel 2014, tutti i documenti considerati fiscalmente rilevanti – quindi abbiamo le fatture, i libri contabili, ma qualunque documento, DDT, le note, le bolle, le note spese: metteteci tutto quello che volete, che può avere una rilevanza fiscale se gestito digitalmente – devono essere obbligatoriamente conservati.
Proprio perché l'Agenzia delle Entrate ha spinto tanto sulla digitalizzazione dei documenti, ma anche sul permanere del loro valore nel tempo.
Voi sapete che ci sono, voglio dire, gli accertamenti, i ravvedimenti, eccetera, che hanno una durata temporale ampia. Io devo mantenere quel documento permanente nel tempo.
Ma non è l'unico, ce ne sono anche altri, banalmente nell'ambito della gestione delle risorse umane.
Se io gestisco il libro unico del lavoro digitalmente lo devo conservare.
Io mi domando perché? Perché noi sappiamo che quello delle risorse umane è un ambito delicato, è un ambito di grande contenzioso, quindi io devo poter esibire documenti con valore certo, assolutamente incontrovertibile.
Quindi capite bene che la volontà di tutelare il contenuto e la memoria è fondamentale.
E poi non dimentichiamoci che la conservazione nasce innanzitutto per le pubbliche amministrazioni, dove il documento informatico è considerato bene da sottoporre a tutela. Cioè un bene importante e allora, in quanto tali, i documenti della pubblica amministrazione devono essere conservati.
Allora capite bene che lì hanno già capito, senza stare a dire legge, non legge, opportunità, non opportunità, che se un bene ha valore e quindi un documento informatico ha valore, mi servirà nel tempo, io lo devo mettere in un sistema di conservazione.
È questa la grossa ambiguità.
E tante volte questo non si capisce, cioè viene assolutamente percepito come un onere, come un obbligo.
Oddio, devo fare un'altra cosa, ma perché la devo fare?
E la mia domanda è: pensate che avete firmato un contratto digitalmente quattro anni fa e non l'avete conservato. Lo portate in giudizio oggi: il certificato di firma associata a quelle firme digitali apposta ormai è scaduto.
E allora ciascuno potrà dire che quel valore che era presunto nell'uso di quello strumento è venuto meno. E quindi si aprono contenziosi. Allora io devo sempre valutare la lista di quello che devo fare per legge, ma devo anche valutare tutte le ragioni di opportunità che mi portano a capire quanto quel documento sia rilevante o meno.
Ecco che io dico sempre: prima ancora della conservazione, prima ancora della firma, fermiamoci e torniamo, come dicevo prima, indietro al momento in cui io formo il documento. E lì ne valuto l'importanza, la rilevanza normativa, il grado di rischio di contenzioso, il grado di rischio di memoria storica di un'informazione aziendale.
Pensate dei disegni, magari di know how, di scoperte, di innovazioni aziendali che è giusto che permangano nel tempo con un valore certo e stabile. Probabilmente, se tutto questo nasce digitalmente, è necessario che lo inserisca in un sistema di conservazione.
Andrea Veca
Però tu hai fatto riferimento alla gente che è confusa e io confermo pienamente questa confusione che mi sta pervadendo.
Perché da un punto di vista possiamo parlare di conservazione, e non dico digitale, quindi chiamiamola “mantenimento” dei file che io ho prodotto e che sono funzionali alla mia attività.
Il file di progetto che hai citato, facciamo finta che sia un file CAD, io decido che lo voglio mantenere – non voglio usare la parola conservare – ma insomma lo voglio salvaguardare perché serve a me, perché è proprietà intellettuale, perché banalmente mi serve per lavorare.
E quindi me lo mantengo come cavolo voglio io.
Magari lo metto in un file system, magari lo metto in un sistema di conservazione documentale che ha fatto mia zia.
Altro discorso, mi viene da dire da profano, anzi da plebeo analogico, è ciò che devo conservare secondo certi crismi, ad esempio affinché il valore del documento, per esempio firmato, o comunque del documento si mantenga nel tempo.
Cioè torniamo alla carta. Se io firmo con te un contratto, poi prendo il foglio firmato e lo butto nel cestino, nessuno mi vieta di farlo. Però non ho più il contratto.
Sopravvivenza del valore e rischio di contenzioso
00:22:59 Patrizia Sormani
Tu hai toccato un aspetto senza citarlo, che è quello della sopravvivenza del valore.
Cioè se io voglio far sopravvivere il valore di un documento – e, ripeto, lo voglio far sopravvivere non in un ambiente statico com'era quello della carta, dove o lo buttavo o lo tenevo nei bei faldoni, ma in un ambiente super dinamico – devo utilizzare, o almeno è opportuno che valuti di utilizzare, al netto di tutti i casi in cui la legge me lo impone.
E già se la legge mi impone qualcosa, io mi devo fare una domanda, perché in certi casi me lo impone e in certi no. Vuol dire che mi sta in qualche modo stimolando il dubbio: guarda che quella roba lì c'è e funziona. Poi se in alcuni casi lo vuoi fare, valuta tu.
Però io mi devo porre il dubbio della sopravvivenza del valore.
Tu hai parlato del progetto dell'AutoCAD messo nel sistema di conservazione di mia cugina. Che sarà magari un sistema super performante, ma se è un sistema che non funziona secondo quella che è la normativa, secondo quella che sono le regole previste per i sistemi di conservazione, non sarà in grado di fornirmi quella garanzia di leggibilità, reperibilità, autenticità di cui io ho bisogno.
Perché se il sistema di mia cugina tra 5 anni, quando io accedo al file AutoCAD, non ho salvaguardato anche il software, perché AutoCAD è un sistema proprietario, anche il software per gestire quel formato, io a quel formato non ci accedo. Quindi se non ci accedo io non ho salvaguardato un bel niente.
Andrea Veca
Ho capito, ma perché tu non conosci mia cugina? Cioè mia cugina è una ninja che passa da un formato di file a un altro, cioè mia cugina è in grado di aprire dei file di testo fatti con WordPress. Ed è una mia scelta ed è un mio rischio imprenditoriale utilizzare il software prodotto da mia cugina. Altro discorso, invece, è usare qualche cosa che sia imposto dalla legge, perché c'è una ...
Conservatori "a norma" e responsabilità di chi delega
Patrizia Sormani
Se Tu però ti affidi a chi eroga servizi di conservazione, loro sono ninja di default.
Cioè è la legge che gli impone di essere ninja di default, quindi tu hai la garanzia che questa cosa loro lo siano e hai questa tua cugina domani potrebbe decidere di dedicarsi ad altro e tu perdi quella roba lì.
Un conservatore se decide di chiudere, cioè, ma un conservatore ci mette da un anno e mezzo a due per cessare la sua attività. Deve avere un piano di cessazione, deve trasferire i suoi contenuti documentali che sono di terze parti a un altro conservatore con caratteristiche analoghe.
Cioè, c'è un passaggio di transizione che dura veramente un anno e mezzo, due, io dico sempre.
Chi apre un'azienda che decide di erogare servizi di conservazione a norma, si ponga sempre il problema: è che oggi la apre e non sa se la potrà mai chiudere. O comunque avrà un periodo di transizione e chiusura lunghissimo, proprio a tutela di ciò che custodisce, che non è roba sua, ma è roba di terze parti.
Però la legge gli impone: vuoi fare quel mestiere lì? Allora devi essere un ninja di default.
Allora mi devi garantire che un formato tu me lo sei in grado di trasformare in un altro, che la leggibilità me la garantisci, che strutturi gli archivi in un certo modo all'interno del tuo sistema.
E non è detto che invece ciò che c'è fuori tutto questo lo faccia.
Allora dipende da, ancora una volta, qual è il grado di volontà che tu hai di voler salvaguardare il valore della tua documentazione, dei tuoi documenti, in base al sistema che ti viene offerto.
Io sto insinuando il dubbio: attenzione, il sistema che offre la garanzia massima ce l'avete. L'altra volta abbiamo detto la firma che offre la garanzia massima ce l'avete.
Poi decidete di mettere in questo sistema solo quello che la legge vi obbliga, il resto no,: tranquillamente nessuno vi multerà.
Io vi sto semplicemente insinuando il dubbio dei rischi che potreste correre se non lo fate.
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00:27:12 Andrea Veca
E trovo che sia importante chiarire il confine tra quella che è obbligo normativo e quella che è opportunità imprenditoriale. Cioè io come imprenditore, amministratore delegato, manager, insomma se ho una delega, prendo delle decisioni, se non è obbligatorio sono io responsabile di queste mie decisioni. Ecco, era solo questo il punto che volevo chiarire.
00:27:42 Patrizia Sormani
Anche qui hai toccato un altro aspetto importante, se mi consenti, Andrea.
Cioè tu hai detto io sono l'imprenditore legale rappresentante.
Infatti, se all'interno di una struttura non è stato nominato il responsabile della conservazione, sei proprio tu imprenditore, tu legale rappresentante, responsabile della conservazione digitale dei tuoi documenti.
Perché tu sei responsabile di tutto, compresi i documenti che la tua azienda, la tua attività genera.
E quindi sarai tu che dovrai sapere cosa obbligatoriamente per legge deve andarci in conservazione, ma secondo me è importante che tu abbia anche lo spirito critico di valutare cosa è opportuno che ci vada, mentre e purtroppo tutto questo ancora oggi, dalla mia percezione, è che un po' tende a sfuggire.
Recentemente sono stata contattata da diverse piccole e medie imprese, che mi hanno detto, ho saputo – come se fosse piovuto dal cielo e parliamo di normativa ormai abbastanza consolidata – che è necessario avere il responsabile della conservazione manuale: cosa devo fare?
No, allora qui mi torna in mente quello che dicevi tu: ho saputo che c'è il software del GDPR, quanto costa?
Cioè passiamo allo strumento. A me piace sempre dire: attenzione, capiamo l'ambito dove siamo.
Se sei la partita IVA monomandataria che fa le 12 fatture all'anno e punto, cioè probabilmente gestisce tre contratti digitali all'anno, allora io ti dico:
1) guarda, fai una bella roba, fai una bella convenzione con l'Agenzia delle Entrate, manda le tue fatture in conservazione con l'Agenzia, ti costa il nulla, ma tanto non hai altri documenti.
2) Tre contratti, compra un giga online su qualsiasi piattaforma di conservazione. Ovviamente dei maggiori player, ma quelli sono: io dico il mondo della digitalizzazione, la conservazione è una parrocchia, cioè ci conosciamo tutti, siamo più o meno tutti sulle stesse panche.
Quindi comprati un giga e buttaci dentro tutto il resto.
Poi dipende invece se tu cominci a dire no, però guarda che io mi occupo di, che ne so, contratti interinali perché sono un'agenzia che vende persone ad altri per fare cose.
Sì, ho un'azienda piccola, ma un attimo, capiamo il contesto in cui sei, capiamo la documentazione.
Oppure io sono un'azienda piccola però faccio smaltimento rifiuti. Caspita, cioè orecchie dritte, siamo in un ambito con dei risvolti penali anche legati a una non corretta gestione della documentazione, di una rilevanza incredibile. E allora devo comprendere, al di là degli obblighi di legge, quali possono essere le ragioni, anche di opportunità, che mi spingono a conservare.
Questo è un buon responsabile della conservazione.
Poi la legge dice: guarda, se al tuo interno non hai competenze di questo tipo, né archivistiche né digitali e tanto meno legali che si occupino della materia, se sei un privato, puoi rivolgerti anche all'esterno.
Valutate questi aspetti perché quando poi arriva l'Agenzia delle Entrate, o arriva il garante della privacy, e ti dice: dove sono questi documenti? Lo smarrimento totale non può esistere. Io devo sapere dove sono, chi me li sta gestendo, come me li sta gestendo, e devo dimostrare che verifico colui che me li sta gestendo e in che modo.
Per un motivo molto semplice: perché i documenti sono miei. Non è che perché li mandi in conservazione a qualcun altro magicamente non sono più miei.
Cioè, io dico sempre: attenzione, un sistema di conservazione è un bocchettone che prende tutto. Se io butto dentro anche dei documenti penalmente perseguibili, la responsabilità è mia, non del sistema che li accoglie. Il sistema li accoglie perché se io gli dico ti do un PDF, che poi nel PDF ci sia una fattura, ci sia un contratto o un documento penalmente perseguibile, lui riceve un PDF, non entra neanche nel merito del contenuto. Quindi è importante che io, imprenditore, sappia che la responsabilità resta mia.
Andrea Veca
Ok, allora Patrizia, qui dobbiamo un attimo tirare le redini perché per colpa mia abbiamo preso questa digressione in questa schermaglia, diciamo molto da cavalleria rusticana. Volevo però inchiodarti alle tue responsabilità e parlare di due parole che hai buttato lì, anzi due locuzioni che hai buttato lì. Proviamo a fare chiarezza. Responsabile della conservazione e, se non sbaglio, hai detto anche manuale, in qualche modo. Ci dici in due parole che cosa vuol dire? Di che cosa si tratta?
Responsabile della conservazione e manuale: che cosa sono
Patrizia Sormani
Quando parliamo di responsabile della conservazione entriamo nel mondo della governance del documento informatico.
Ma non del documento informatico quando lo formo e lo condivido con altre persone, ma del documento informatico quando lo inserisco in un archivio.
E lo lascio lì perché potrebbe servire, perché deve star lì, perché la legge mi obbliga, per N motivi.
E io devo vigilare questo caveau bellissimo, no? Come se fosse un caveau di bottiglie pregiate.
È un caveau dove ci sono dentro i documenti.
Però implementare a casa propria un caveau costa, perché la conservazione digitale ha processi, procedure, complessi, articolati, competenze molto skillate.
Allora cosa faccio? Mi rivolgo a un'azienda che fa questa roba e gli dico: posso darti i miei documenti? E lei mi dice: sì, dammeli.
E io responsabile della conservazione, quindi, perché la legge poi me lo consente, dico: guarda, facciamo una bella cosa, tutto quello che dovrei fare io, tipo chiudere i pacchetti, impacchettarli, firmarli, metterci marche, eccetera eccetera, lo fai tu per conto mio.
Io ti faccio un contratto di servizio, ti faccio una bella delega e questa roba la fai tu. E lui dice bene, sono qui per questo.
Andrea Veca
E questo è uno di quelli della parrocchia, cioè non è uno dei 50 milioni di fornitori di archiviazione di gestione documentale.
Patrizia Sormani
No, è una parrocchia. La parrocchia della conservazione è proprio una parrocchia.
Andrea Veca
Quindi stiamo parlando di un soggetto certificato per fare questo?
00:33:41 Patrizia Sormani
Sì, nel senso che una volta era proprio palese la certificazione, adesso c'è stato tutto un pastrocchio normativo che non sto a raccontarvi, dove la certificazione non può essere più palese, ma insomma chi fa conservazione si sa che lo deve fare in un certo modo e ci sono delle normative che ci consentono di verificare come deve essere fatto.
Ma quello che volevo dirvi è proprio il fatto che alla fine io, responsabile della conservazione, delego a te lo svolgimento dell'attività.
Ma qui mi lanciano un legalese stretto slash latino: a me resta la culpa in eligendo e la culpa in vigilando. Che cosa vuol dire?
Andrea Veca
Non venga fuori con il suo latinorum.
Patrizia Sormani
Vuol dire quanto segue.
Culpa in eligendo, cioè io sono responsabile di averti delegato quell'attività, quindi vuol dire che ti devo vigilare su come la svolgi.
E infatti, culpa in vigilando, devo monitorare la tua esecuzione.
Quindi ho due responsabilità: uno di aver scelto te e non un altro. E due, di vigilare come fai quello che fai, perché comunque la responsabilità ultima è mia.
Questo cosa vuol dire? Vi suona il campanello all'Agenzia delle Entrate e vi dice: tirami fuori i pacchetti di distribuzione delle fatture del 2021.
Brivido!
Che cosa è un pacchetto di distribuzione.
È quella aggregazione che raggruppa le fatture di un'annualità o di un mese o di 15 giorni o di come vi siete messi d'accordo, che ha il conservatore.
Quindi devo accedere al sistema, devo scaricarlo e devo darlo all'agenzia.
Perché l'agenzia vuole vederlo? Perché l'agenzia in quel modo ha la prova che ovviamente le fatture sono state cristallizzate, gestite, scolpite nella pietra, come la legge lo prevede.
Io responsabile della conservazione devo sapere dove sono, chi ce le ha, se quel pacchetto risponde alle regole che la legge ha previsto.
Quindi ho delle responsabilità su questa roba. Non la eseguo io perché non ho la struttura, la faccio eseguire a terzi, ma ne ho delle responsabilità.
Andrea Veca
Chi sono io? Cioè chi sono io responsabile della conservazione? Sono il titolare, il legale rappresentante? Sono qualcuno che è stato unto dal signore? C'è stata un'investitura formale?
Patrizia Sormani
Allora, se non viene nominato nessuno formalmente, quindi formalmente può essere una delega interna, una delibera di CDA o quello che volete voi. Tenete presente che sulla forma di nomina non c'è un, voglio dire, un rigore, purché ci sia la nomina,
Andrea Veca
Una roba scritta sulla carta del formaggio, che poi archiviamo digitalmente.
Patrizia Sormani
Tendenzialmente se non c'è nomina è il legale rappresentante.
Perché è responsabile di tutto e quindi anche dei suoi documenti e della loro gestione e conservazione.
Se no c'è una nomina formale.
Quello che è importante capire nelle strutture piccole non è complesso, nelle strutture un pochettino più ampie il responsabile della conservazione è una figura trasversale, cioè è sopra tutte le divisioni, perché c'è chi conserva in amministrazione, c'è chi conserva in risorse umane, c'è chi conserva in acquisti, c'è chi conserva in marketing.
Quindi voglio dire che è una figura che domina i processi più o meno di tutta la struttura.
La legge dice una cosa: che deve avere competenze archivistiche, informatiche e legali. Diciamo che è un jolly che difficilmente si ha in azienda.
Però io dico sempre: attenzione, il responsabile, anche quando viene nominato, se è interno all'azienda, deve pensare di agire in team. Quindi magari lui è il legale e allora si farà supportare dall'informatico e per l'archivistica magari si rivolge a qualcuno di esterno che lo supporta o all'interno ci sono le competenze di chi gestiva l'archivio cartaceo che possono essere utilizzate.
E poi dicevo sempre che la norma dà una possibilità alle aziende private, eventualmente, di rivolgersi a un professionista esterno e di dire: caro mio, io nomino te responsabile della conservazione dei miei documenti.
Questo signore o signora deve arrivare, insediarsi e dire: bene, adesso io controllo i processi, mappo tutti i processi, redigo il manuale, perché quello è una incombenza che non può essere delegata dal responsabile della conservazione.
E magari, io lo suggerisco sempre, faccio anche un piccolo regolamento interno, così tutti sanno che se domani iniziano un nuovo processo, cioè se decidono di conservare, sanno che passi seguire.
Ecco, questo è il tema.
Il manuale di contro che cos'è?
È quel documento che racconta con variazioni periodiche – infatti il manuale è periodico, nel senso che ha le versioni, un documento che si versiona – digitale, da firmare e conservare anch'esso, che racconta che cosa accade in azienda. Cioè chi sono le persone coinvolte nel processo: il responsabile, qualche delegato, eccetera. Chi sono le aziende che fanno conservazione per te.
Com'è strutturato il processo.
E soprattutto due fasi fondamentali:
1) il passaggio dei documenti dei tuoi sistemi al conservatore, fase vulnerabile: ogni trasferimento è sempre, lo sapete perfettamente, digitalmente vulnerabile.
2) come il conservatore ti mette a disposizione i tuoi documenti se ne hai bisogno, perché alla fine stringi, stringi è una custodia di terzi. Cioè il conservatore custodisce cose di terze parti, ma in tutti i contratti di custodia voi sapete perfettamente che siccome la roba è mia, se io ce l'ho bisogno, tu me la devi ridare o me la devi far vedere.
Quindi tutti questi aspetti vanno ovviamente contrattualizzati e ripresi poi nel manuale.
Andrea Veca
Andando verso la conclusione, ti faccio una domanda che ti farà arrabbiare perché è semplicistica.
Quindi, chi è, o meglio, quale tipo di azienda deve nominare il responsabile della conservazione, che poi a sua volta redige il manuale?
Patrizia Sormani
Tutte le aziende.
La legge impone le linee guida, che tra l'altro hanno un nome – linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti – hanno un nome che inganna.
Quando io parlo di linee guida, della serie: mi stai dando delle indicazioni.
Ma non è una legge? No, assolutamente.
È una norma regolamentare che va applicata sia in ambito di pubblica amministrazione che di società private.
Le linee guida parlano chiaro: tutti devono avere il responsabile della conservazione
E l'unica cosa, al netto di un lungo elenco di attività che è qui dettagliato sempre nelle linee guida, che il responsabile deve fare, ma che ci siamo detti che può delegare: un po' le delega al conservatore, un po' le delega all'interno della sua struttura. Una cosa non la può delegare: la redazione del manuale.
Si può fare aiutare, si può far supportare, ma poi la firma ce la deve mettere lui, quindi è responsabile lui.
Quindi tutte le aziende lo devono avere.
Se voi, per esempio, avete la convenzione con l'Agenzia delle Entrate per fare conservazione – perché non è che scatta automaticamente solo perché fate fatture elettroniche: dovete fare una convenzione ad hoc con l'Agenzia delle Entrate che poi è collegata a Sogei – loro vi mettono a disposizione un manuale proprio perché chiunque, qualunque struttura che genera documenti informatici oggetto di conservazione, deve avere il proprio manuale.
Andrea Veca
Chiaro, ma io sono relativamente certo che tutti coloro che fanno fatturazione elettronica, quindi tutti, le conservino anche digitalmente. Quello di cui non sono così certo è che vi sia stata la nomina del responsabile della conservazione e la redazione del conseguente manuale, così come osservazione da uomo della strada.
00:41:49 Patrizia Sormani
A sentimento, vai non bene, ma benissimo, perché ti posso spoilerare che addirittura nell'ambito delle pubbliche amministrazioni – che, voglio dire, loro prima di ogni altro sarebbero obbligati a questo adempimento – spesso anche loro sono in corso d'opera: non ce l'hanno.
Però ricordiamoci un distinguo che ho fatto prima: se non hai nominato il responsabile della conservazione, ma è un legale rappresentante, ce l'hai.
Quindi quella roba lì ce l'hai, al massimo ti può mancare il manuale, però il responsabile ce l'hai.
Quindi bisogna capire quanto il tuo legale rappresentante sia consapevole di questa roba qua, perché magari è responsabile di una roba di cui non sa niente, di cui non ne capisce niente, di cui veramente non ha mai verificato niente.
Però ha questa responsabilità, quindi forse è bene porsi la domanda: è consapevole o non consapevole di questa roba?
E, a quel punto, se ne è consapevole allora gli si dice: guarda, redigi un manuale; ci sono mille modalità di essere supportati per poter fare una roba del genere.
Diversamente, pensa a nominare un responsabile e a quel punto lui avrà l'onere di redigersi il suo manuale.
Solo un’ultima cosa, perché questo è un equivoco in cui cadono tutti.
Io non ho un responsabile per ogni processo, cioè ad esempio la fatturazione ha il suo responsabile, l’HR ha il suo responsabile.
Il responsabile è uno per struttura, e anche il manuale è uno.
Quindi oggi voi magari vi troverete, facendo una checklist dei vostri processi, a scoprire che, avete sette conservatori perché ne avete uno che è a valle della fatturazione elettronica, uno che è a valle dei contratti, uno che è a valle degli ordini ...
Cioè perché avete tanti bei silos nella vostra azienda di processi, ogni silos genera documento, ogni documento va in conservazione, magari sono tutti diversi, vanno tutti gestiti.
Andrea Veca
Chiaro, scusami, però tu adesso hai parlato di conservatori, hai detto che “io ho tanti conservatori”, se ho capito bene. Ma quello di cui stavamo parlando prima è il fatto che debba esserci uno e uno solo responsabile.
Patrizia Sormani
Internamente oppure professionista esterno nominato deve essercene uno. Che però magari si trova a gestire sette o dieci processi diversi. È complicato, ma è fattibile
Andrea Veca
È fattibile, certo.
Della fatturazione elettronica abbiamo parlato della PEC, non abbiamo parlato, ma, Immagino che anche lì si apra un vasetto di Pandora.
Patrizia Sormani
La PEC sarò velocissimissima, uno spunto perché poi ne parliamo in una puntata magari dedicata.
La PEC va conservata obbligatoriamente, perché la cosa più importante della PEC, ricordatevelo, è il messaggio di consegna.
Cioè il messaggio che attesta che un messaggio è arrivato a qualcuno.
La garanzia di questa consegna non è attestata né da chi lo spedisce né da chi lo riceve, ma da un soggetto terzo che è il gestore della PEC.
E lui come fa a darti questa garanzia?
Torniamo a bomba, firma questa ricevuta digitalmente.
E allora rientriamo nella catena: firma digitale, la devo preservare, c'è un certificato, lo devo conservare.
Senza pensare agli allegati trasmessi con la PEC, a tante belle altre cose di cui parleremo.
00:45:11 Andrea Veca
Perfetto. E ultimissima domanda italianissima, super banalissima, semplice. Se io non ho il manuale che a che sanzioni vado incontro?
Sanzioni e conseguenze: soprattutto quelle indirette
00:45:21 Patrizia Sormani
Allora, questa non è tanto una domanda italianissima, perché di solito lo fanno le branch straniere delle società quando sono qua in Italia dicono qual è la multa? La prima cosa che loro chiedono non ce l'ho. Qual è la multa?
Allora, sanzioni dirette, il mondo privato non ce l'ha perché il codice dell'amministrazione digitale eroga sanzioni solo alla pubblica amministrazione.
Ma ha sanzioni indirette, cioè arriva la famosa Agenzia delle Entrate e può fare dei rilievi formali, perché mancano degli elementi che consentono di sapere esattamente dove sono i documenti informatici.
Il garante della privacy: la gestione del dato.
Il garante della privacy arriva con la Guardia di Finanza, lo sapete, non arriva mai da solo, proprio perché poi eroga le sanzioni e magari chiede dov'è un certo dato all'interno di un documento, in che sistema è.
Se io non ho il manuale che racconta che traccia e che descrive, posso avere anche un rilievo di tipo formale.
Quindi non avrò sanzioni dirette se sono privato.
Ma sanzioni indirette ne posso avere più di una.
Al netto poi del fatto che senza manuale domani vado ad aprire un chiringuito in Papuasia e chi arriva dopo di me non sa più né dov'è la roba, dove sono i documenti.
Cioè serve anche proprio per il bene della struttura e dell'azienda.
00:46:32 Andrea Veca
Chiaro, anche su questo bisogna fare un episodio a parte.
Patrizia, io ti ringrazio moltissimo anche del nostro amabile battibecco e spero di averne numerosi altri. Grazie, buona conservazione, buon lavoro.
00:46:47 Patrizia Sormani
Grazie a tutti voi e a chi ci ha ascoltato e buona conservazione a tutti.
Tre spunti finali e chiusura dell’episodio
La registrazione finisce qui.
Grazie ancora a Patrizia Sormani.
Se dovessi portarmi a casa tre spunti, direi:
1) il valore di un documento digitale deve essere progettato per durare, non dato per scontato.
2) la conservazione è un processo che ha l’obiettivo di tutelare reperibilità, autenticità, affidabilità, leggibilità e immodificabilità nel tempo.
Ripeto e cerco di chiarire:
a. reperibilità: riesco a ritrovare il documento. So dove lo ho messo e lo ribecco.
b. autenticità: posso ricondurre il documento al suo autore. So chi lo ha creato.
c. affidabilità: il documento è stato formato e gestito in modo corretto rispetto allo scopo per cui esiste. Un po’ come i bastoncini di pesce che devono rimanere surgelati da quando escono dalla fabbrica a quando finiscono in padella. Se mi sente Patrizia Sormani, mi prende a scarpate.
d. leggibilità: posso accedere al contenuto. Riesco ad aprire il file.
e. Immodificabilità: il contenuto è rimasto integro ed è sempre lo stesso.
3) la responsabilità esiste sempre, anche quando non la si è formalizzata.
Grazie mille per avere ascoltato fino a qui!
Al solito, tre richieste per te, cara ascoltatrice, caro ascoltatore:
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Grazie mille e buona conservazione.
A presto!