Perché fare un evento aziendale: la storia di T-Con

Privilegiamo la fedeltà alla conversazione effettivamente avvenuta.

Chi è Vera Tucci e cos'è T-Con

Ciao, sono Andrea Veca, e ti do il benvenuto a MingaMal, il podcast che instilla dubbi per migliorare.

Oggi sono qui con Vera Tucci, co-founder di T-Consulting, un MSP della Romagna che dal 2019 organizza il T-Con, un evento annuale per gli IT manager delle aziende clienti. Vera racconta come è nata l'idea, come si è evoluta, come si gestiscono gli sponsor e come si misura se alla fine è valsa la pena.

Questo episodio è il primo di una miniserie dedicata agli eventi aziendali. Ho deciso di affrontare l'argomento da tre angolazioni diverse. Il primo episodio, quello che stai per ascoltare, risponde alla domanda: perché un'azienda decide di organizzare un evento? Il secondo affronta come si organizza concretamente. Il terzo guarda la stessa cosa dal punto di vista di chi gli eventi li organizza per mestiere, cioè le agenzie. Se l'argomento ti interessa, spero tu voglia seguire MingaMal nelle prossime settimane.

Ultima premessa: se non sei di casa nel mondo IT, alcune parole che usiamo in questo episodio potrebbero sembrarti ostiche. Ecco un velocissimo glossario.

MSP, che sta per Managed Service Provider, fornitore di servizi gestiti: in parole povere, un'azienda che gestisce l'informatica di altre aziende, di solito in modo continuativo.

Vendor: il produttore di una tecnologia, di solito usata dall'MSP, quindi il fornitore del fornitore di servizi. E IT manager: la persona che in azienda si occupa dell'informatica.

Prima di passare all'intervista: se MingaMal ti piace, lascia una recensione e qualche stellina sulla piattaforma che usi. Aiuta chi non ci conosce ancora a trovarci.

Ci sentiamo a fine episodio.

Buon ascolto.

L'evento come idea: cosa spinge un'azienda a organizzarlo

Andrea Veca

Buongiorno Vera Tucci, co-founder di T-Consulting. Benvenuta a MingaMal.

Vera Tucci

Ciao Andrea, buongiorno, grazie dell'invito.

Andrea Veca

Grazie mille a te di avere accettato.

Questo è il primo episodio dedicato ad una miniserie che si occupa di eventi.

Ed in particolare di eventi di una certa dimensione, qualunque cosa voglia dire, nel senso che il termine evento è abbastanza ampio e spazia, per esempio, dalla tappa di un roadshow a un sales kick off.

Oggi vorremmo parlare, anzi vorrei parlare di un evento, tipicamente un evento per i clienti con una certa dimensione, non so, 50, 100 persone insomma.

E siccome so che T-Consulting da un numero di anni che francamente ora mi sfugge, ma sono tanti, organizza un evento che è diventato un po' un punto di riferimento per i propri clienti, ho subito pensato a te Vera.

E nella chiacchierata di oggi vorrei capire che cosa spinge una azienda, ovviamente nella persona dei suoi titolari, a prendersi la briga di fare un evento che poi magari approfondiremo, può essere una esperienza più o meno faticosa diciamo.

Molti ti conoscono, ma giacché è la prima volta che chiacchieri con noi su MingaMal, ti chiederei di raccontarci in due parole chi è Vera Tucci e magari chi è T-Consulting e poi ci buttiamo nell'evento.

Vera Tucci

Certo, perfetto. Allora io, come hai detto, sono la co-founder di T-Consulting, la nostra è un'azienda che è nata come MSP.

Siamo alla vigilia del nostro ventesimo anno di attività. Operiamo principalmente in quello che è il nostro territorio, quindi Romagna, Marche e parte di Toscana e Umbria. Però lavoriamo in generale con aziende che possono essere dislocate sia su tutto il territorio nazionale, ma anche aziende che hanno sedi in alcune parti del mondo.

Io come co-founder mi sono occupata di tante delle attività aziendali e dei dipartimenti.

Una delle cose che ci ha caratterizzato negli anni è questa, questo desiderio di prendere ogni dipartimento aziendale. Immaginarselo al meglio delle sue possibilità, cominciare a costruirlo, svilupparlo. E poi delegarlo operativamente a collaboratrici e collaboratori di fiducia che potessero portare avanti il lavoro in autonomia.

All'interno di questo scenario, ovviamente, c'è finito anche il marketing e quindi l'organizzazione di eventi.

L'intuizione a Parigi: champagne e un'idea

Andrea Veca

Perfetto, quindi una bella struttura, non enorme, ma comunque di una dimensione rilevante. E però, scusa il gioco di parole, ben strutturata, cioè un'organizzazione a reparti con i propri responsabili, tra cui anche il marketing.

Ma allora questo mi dà un ottimo gancio per cominciare a parlare degli eventi, perché il marketing esegue – che poi magari ci sia la stessa persona nel marketing e nel board. Questa è una coincidenza – però il marketing esegue, ma il board decide.

Siccome tu siedi anche nel board, vorrei partire dal perché ti è venuto in mente, a parte ricordaci anche quanti anni fa?

Vera Tucci

Nel 2019. La prima edizione è stata nel 2019. L'idea è venuta nell'autunno del 2018.

Andrea Veca

Ok, che cosa cavolo ti è saltato in mente? Qual era la visione che hai avuto tu e i tuoi colleghi, diciamo amministratori?

Vera Tucci

Allora, in realtà non ho avuto una visione, ma ho subito un'influenza positiva.

Come sai, nel mondo MSP ci sono tanti eventi a livello internazionale ai quali noi partecipiamo con più o meno assidua frequenza.

Nel 2018 mi è capitato di partecipare all'edizione di quell'anno di ben due eventi di punta di dei due attori principali del nostro settore, che ad oggi sono un unico interlocutore.

All'epoca erano ancora separati a livello aziendale, quindi organizzavano rispettivamente due eventi molto importanti.

Quindi in un periodo di tempo molto ristretto ho partecipato ad entrambi.

Come spesso accade quando vai agli eventi, inizi a maturare dentro di te una serie di idee, una serie di stimoli che se passi la tua giornata soltanto in azienda, al computer, a fare le cose che devi fare, difficilmente si manifestano.

Però ricordo che durante il secondo evento eravamo, se non erro, a Parigi.

Mi sono resa conto che era cambiata un po' l'aria degli eventi msp e la componente strategica, comunicativa, commerciale aveva cominciato a prendere un po' più di spazio all'interno dell'agenda dei contenuti, che fino agli anni precedenti invece era molto tecnica, molto dedicata più alla tecnologia e ai vendor.

E a me quell'evento è piaciuto tantissimo, mi sono divertita, ho trovato nuove idee, ho trovato nuovi stimoli.

Allora lo ricordo il momento esattamente quando, quando è successo, ero nella zona dedicata agli espositori, quindi agli sponsor della conferenza. E c'era un fantastico open bar di champagne H 24, quindi diciamo, c'era anche un clima molto rilassato.

E mentre ero lì che aspettavo di entrare nella successiva sessione, ho proprio pensato a quanto fosse bello, come cliente, partecipare ad un evento in grado di stimolare nuove idee.

E di farti trovare un'energia nuova.

E in quel momento ho pensato: cavolo, ma se facessi questa stessa cosa anche non per i miei clienti, ma anche per i miei interlocutori all'interno dei clienti, ovvero gli IT manager che di solito sono persone estremamente concentrate sull'operatività quotidiana, un'operatività fatta di, diciamo, uffici piccoli, spesso molto freddi o molto caldi, con pochi comfort.

L'IT manager è una figura nell'azienda tipo, alla quale non vengono, almeno all'epoca, non venivano dedicati tanti momenti così curati proprio per far stare bene le persone.

Noi anche prima di quell'occasione avevamo già organizzato degli eventi aziendali.

Il primo in assoluto l'abbiamo fatto per presentare la nascita della nostra azienda. Ne abbiamo fatti alcuni in collaborazione con dei vendor di punta con i quali lavoravamo e tutt'ora lavoriamo.

Però in quel momento io ho proprio pensato a quanto sarebbe stato bello studiarsi un momento che potesse suscitare negli IT manager, i nostri interlocutori principali, le stesse sensazioni positive che stavo provando io come MSP.

Da evento per i clienti esistenti a strumento di lead generation

Andrea Veca

Quindi se traduco in termini molto più terra terra, attenzione alla clientela esistente e rinforzo rinsaldamento, non so come si dica, della relazione con i clienti esistenti a cui hai voluto dare un'opportunità, peraltro eccezionale, di togliersi un attimo dalla stanzetta buia e nera e, come hai detto tu, stimolare nuove idee, percepire nuova energia e bere un sacco di champagne, soprattutto.

Nel corso degli anni andando subito un attimo in fast forward, è rimasta solo questa la motivazione dell'evento oppure l'hai un po' allargata verso la generazione di nuovi contatti, di prospect, lead, chiamalo come vuoi?

Vera Tucci

Sicuramente la visione si è allargata e si è potuta allargare perché si è allargata l'operatività del nostro ufficio marketing con anche un po' con l'assunzione di maggiore consapevolezza. Nata proprio a seguito delle prime edizioni del T-Con, ci siamo resi conto che anche noi MSP potevamo fare delle attività di lead generation, come è giusto che le aziende facciano, senza nascondersi dietro quell'alibi molto diffuso del "il mio cliente un certo tipo di attività non le seguirebbe, non mi darebbe corda, non interagirebbe con me".

Una delle cose più comuni che io sento spesso dire è: ma noi facciamo un'attività B2B, come facciamo a fare lead generation nel mondo B2B?

Ecco, questa è un alibi dietro il quale ci siamo nascosti molto a lungo anche noi, per poi arrivare, diciamo, all'inizio del 2020, con una maturata consapevolezza del fatto che anche per un MSP fosse possibile fare lead generation. Sia attraverso l'evento, ma anche in tutto il tempo che intercorre tra un evento e l'altro.

A me piace fare il paragone, che usano spesso i personal trainer in palestra, cioè che non ti metti in forma tra Natale e Capodanno, ma tra Capodanno e Natale.

Quindi la lead generation è quella che poi puoi anche fare tra un evento e l'altro, cavalcando l'onda dell'evento precedente appena concluso, che ti tira un po' la volata a quello successivo.

Però diciamo che negli anni siamo riusciti a fare entrambe le cose, allargando la partecipazione sia a clienti già esistenti, perché io sono una fermissima sostenitrice della cura del cliente che la fiducia te l'ha già data e che ti ha già accolto all'interno del suo parco fornitori, ma allo stesso tempo penso che sia l'occasione ideale per farsi conoscere in carne ed ossa da chi non ha ancora fatto questa scelta e magari vedendoti in quel contesto èuò essere mosso a sceglierti come suo fornitore di riferimento.

Un evento gratuito: la scelta e le ragioni

Andrea Veca

Chiarissimo, anche perché si trova di fronte ad un evento in un territorio decentrato rispetto ai soliti noti. Poi vuol dire, non è che la Romagna sia esattamente nel mezzo del Sahara, però ci sono altre zone in cui gli eventi sono più numerosi, più fitti, quindi portare un evento di grandissima qualità, questo lo posso dire oggettivamente, è un bellissimo biglietto da visita. Insomma, questo è un fatto incontrovertibile.

Bene, torniamo un attimo al 2019, quindi dici: "Ah, io voglio aiutare i miei clienti a raggiungere questo stato di estasi in cui hanno nuove idee, l'energia e lo champagne.

E quindi cosa hai fatto?

Per esempio, questi eventi che tu hai citato sono eventi di solito a pagamento, nel senso che i partecipanti devono pagare qualcosa per partecipare. Il vostro approccio a questo dilemma quale è stato?

Vera Tucci

Diciamo che più che un dilemma è stata una scelta che ci è venuta abbastanza naturale e spontanea e sulla quale non ci siamo ancora ricreduti.

Secondo noi questo deve essere un evento gratuito.

Gratuito, perché l'evento è un mezzo per noi, non è il fine.

Quindi noi vogliamo che l'ospite partecipi in una maniera sentita e in una maniera intensa, a prescindere dal fatto che abbia investito del denaro per poterlo fare.

Ci teniamo aa mettere, la diciamo, la stessa cura e la stessa attenzione nell'evento gratuito che potremmo mettere in un evento a pagamento, ma ci piace puntare sul fatto che le persone vengano in una maniera economicamente disinteressata.

Andrea Veca

Sì, io avrei dovuto fare questa premessa prima: non scorgo alcuna correlazione tra la qualità dell'evento e il fatto che sia a pagamento o meno, nel senso che ho visto eventi gratuiti con un'organizzazione perfetta e soprattutto un'energia incredibile ed eventi a pagamento che erano una schifezza, non saprei come altro definirli.

Ecco quindi è solo una scelta con pro e contro ovviamente.

E quindi voi avete scelto questo, giacché stiamo parlando di soldi e giacché hai citato tu la parola magica prima, parliamo di sponsor, invece.

Stiamo seguendo un, devo dire, un percorso abbastanza tortuoso per colpa mia.

Più che altro seguiamo le associazioni mentali che mi vengono in mente, però spero che, cara ascoltatrice, caro ascoltatore, tu abbia la pazienza di seguirci.

Parliamo di sponsor che comunque possono essere utili.

Vera Tucci

Certo, fondamentali per tanti motivi, non soltanto gli ovvi.

Andrea Veca

Partiamo dagli ovvi e poi andiamo a quelli più esoterici.

Gli sponsor: il contributo economico

Vera Tucci

Ovviamente lo sponsor contribuisce alle spese per l'evento, quindi benissimo l'obiettivo, molto elevato però. È vero che un supporto non guasta, quindi grazie ai nostri numerosi sponsor che hanno supportato le varie edizioni del T-Con, è un aiuto sempre ben accetto e un supporto non soltanto economico ma anche in termini di presenza.

Questo c'è da dire, però forse rientra nella nei motivi diciamo non di primo impatto.

Sicuramente il supporto economico Conta.

Gli sponsor: il valore oltre i soldi

Andrea Veca

E parliamo di quelli non di primo impatto, perché è un tema per me è molto sensibile questo. Quindi che altri vantaggi o rischi possono portare?

Vera Tucci

Partiamo dai vantaggi, in primis la presenza in carne ed ossa – nei panni dei rappresentanti dei vendor – perché per noi gli sponsor sono le aziende tecnologiche che fanno parte del nostro stack.

Quindi vengono rappresentanti delle aziende e partecipano attivamente alla buona riuscita dell'evento. Questo per noi è fondamentale perché i nostri ospiti apprezzano molto l'interazione direttamente con il vendor.

Noi come MSP forse siamo un po' abituati bene in questo.

Sappiamo che quando andiamo ad un evento, anche di un vendor, partecipano come sponsor tanti altri vendor, non soltanto l'organizzatore. Spesso ci siamo trovati anche ad eventi in cui l'organizzatore aveva poi all'interno della sala sponsor dei suoi competitor, primari o secondari.

Quindi per noi queste, queste, queste circostanze sono abbastanza comuni.

Secondo me per l'azienda finale è un po' meno frequente trovare questo tipo di atteggiamento nei confronti della tecnologia.

Noi abbiamo deciso di riportare il modello MSP nelle vite dei nostri clienti finali.

Quindi il vendor sponsor porta sicuramente valore con la sua sola presenza, perché si fa vedere dai clienti, interagisce con loro, dà delle informazioni, arricchisce anche da un punto di vista proprio visivo l'evento stesso.

Spesso lo sponsor può fungere anche da speaker.

All'interno delle aziende che coinvolgiamo ci sono persone altamente capaci di tenere un palco, di coinvolgere la platea, di far passare un messaggio, di stimolare un ragionamento, a volte anche di far scappare una risata, di alleggerire un po' le tematiche di cui parliamo, che sono sempre legate al mondo della cyber, quindi tema abbastanza pesante.

Quindi il vendor in quel caso è anche un elemento aggiuntivo all'interno della dell'agenda dei contenuti, aggiuntivo e di valore.

Ultimo ma non ultimo, il vendor supporta all'interno del tuo viaggio con il cliente.

Il vendor non è soltanto il fornitore di tecnologia.

Il vendor nella tua relazione che auspicabilmente nascerà a valle dell'evento, ti può supportare e ti può spalleggiare nella relazione con il cliente, nella presentazione di quel servizio all'interno del quale offri anche la tecnologia che il vendor rappresenta.

Quindi è un modo molto diretto, molto umano per stringere delle relazioni che poi ti possono supportare anche nell'attività di follow-up, nell'attività commerciale.

E poi comunque noi abbiamo fatto una scelta di fondo e questo va detto, rispetto alla presenza delle dei vendor come sponsor.

Noi abbiamo scelto di far partecipare al T-con chi è parte del nostro stack. Quindi chi è parte di quell'offerta tecnologica sulla quale si basano i nostri servizi.

Quindi la sponsorship è dedicata a quelle aziende con le quali esiste già un rapporto.

Ci si fida reciprocamente nel modo in cui si interagisce con il cliente, si è sulla stessa lunghezza d'onda, si hanno gli stessi obiettivi.

E questo è anche un modo per i clienti, per avere un tocco, un po' di concretezza rispetto a tutta quella digitalità, passami il termine, del nostro mondo.

Cioè alla fine siamo noi nelle nostre, nelle nostre persone, l'unico valore concreto che il cliente può toccare con mano in senso lato, non in senso stretto.

Quindi anche la presenza del vendor questo avvicinamento lo supporta e lo facilita.

Come gestire gli sponsor senza perdere il controllo dell'evento

Andrea Veca

Ok, Senti, veniamo ad aspetti un po' meno celestiali relativi agli sponsor.

In realtà non ho mai assistito a questo tipo di scene al vostro evento e ipotizzo che questo possa essere l'effetto di una tua opera, ma ti condivido di che cosa sto parlando.

Capita che alcuni sponsor, con un atteggiamento un po' arrogante, si prendano degli spazi.

O nel senso che non rispettano i tempi del programma della giornata o, forse ancora peggio, peraltro è un e/o perché non sono mutuamente esclusive le cose, non rispettano quella che è l'agenda dal punto di vista contenutistico.

Come fai a evitare? Hai qualche suggerimento per evitare che questo accada?

Vera Tucci

Allora non vorrei, diciamo, peccare di arroganza, nel senso che non mi è ancora capitato e quindi posso soltanto dire quello che ho fatto fino adesso, nella speranza che poi alla prossima edizione non si verifichi questo infausto evento.

Per la mia esperienza molto sta nella preparazione pre evento.

Allora, prima cosa bisogna partire da sponsor con i quali già si lavora, perché se tu già lavori con un'azienda e con i suoi rappresentanti, hai un certo tipo di confidenza e un certo tipo di relazione che ti permette di dare un brief, come si suol dire, alle persone che parteciperanno all'evento.

Quindi sei tu organizzatore a dare il passo, sei tu che dai il ritmo di un contesto al quale il vendor partecipa.

Spesso ci si lascia un po' condizionare dal fattore economico.

Il vendor contribuisce, mi supporta nell'investimento che io faccio per l'evento e quindi io devo adattarmi a quello che il vendor vuole fare. Secondo me è un po' pericoloso.

Questo tipo di atteggiamento può dare adito appunto agli scenari che tu citavi.

Ricordiamoci sempre che se io organizzo un evento, questa è casa mia.

Sei tu che stai venendo a casa mia, quindi è mio diritto presentarti il perimetro nel quale ci vogliamo muovere.

E questo vale sia per i contenuti che vengono condivisi sul palco.

Ci si accorda prima.

Noi chiediamo con notevole insistenza e perseveranza di poter ricevere le slide con i contenuti qualche giorno prima dell'evento per poterne prendere atto, per essere coscienti di quello che la persona poi andrà a dire sul palco.

Ma soprattutto raccontiamo quali sono proprio i paletti nei quali muoversi.

E fino adesso abbiamo incontrato tutti professionisti non di buon senso, di più.

Persone che comprendono questo atteggiamento, lo rispettano e quindi ci assecondano rispetto a quelle che sono le cose da fare e da non fare.

Andrea Veca

Quindi, come indicazione a chi dovesse per la prima volta approcciarsi all'organizzazione di un evento, possiamo suggerire una delicata fermezza e la massima chiarezza circa i confini o il perimetro, è il termine che hai utilizzato.

Il nome T-Con: una coincidenza fortunata

Quindi abbiamo il nostro splendido evento che si chiama T-Con, tra l'altro, in questo caso il brand ipotizzo che venga dal nome della vostra azienda T-Consulting, ma anche dal fatto che Con sta per conference. Insomma, una botta di fortuna pazzesca.

Vera Tucci

Ma devo dare anche a Cesare quel che è di Cesare. Deriva anche dal fatto che quando ho avuto questa idea ero al Dattocon quindi ho pensato: voglio fare un con anch'io, poi già la fortuna. Vuole che la nostra azienda si chiami T-Consulting e quindi questo aiuta il gioco di parole, ma io volevo un Dattocon e me lo sono creato,

Andrea Veca

Quindi potevi scegliere tra Tuccicon e T-con e hai scelto T-con.

Vera Tucci

Esatto, Tuccicon diventava ... l'ego, diventava un po' Spropositato.

Il tema annuale: perché sceglierlo e quanto costa farlo

Andrea Veca

Senti quindi il vantaggio di avere un brand chiaro che definisce l'evento T-con.

E poi, se non sbaglio, voi ogni anno scegliete un tema. Sì, vorrei sapere perché lo fate e quanto è difficile inventarsi, tra virgolette, un tema diverso ogni anno?

Vera Tucci

Lo facciamo, parto dalla parte, diciamo più facile, tra virgolette, anche se facile non è, lo facciamo perché vogliamo comunicare anche attraverso l'identità dell'evento, il nostro ruolo di portatori di visione all'interno delle aziende che seguiamo e che affianchiamo.

I nostri clienti operano nei settori più disparati e sono giustamente concentrati sulla visione del loro mercato, su quello che loro vedono all'orizzonte per il loro vertical, conoscono le sfide, possono cogliere le opportunità.

Il nostro compito è quello di dare loro la visione di chi naviga il mondo dell''IT, e nello specifico della sicurezza, perché questa è stata l'origine del nostro format.

È difficile, sì.

Non è difficilissimo, nel senso che questo è un mondo estremamente stimolante e dinamico, dove accadono nel corso di un anno così tante cose che gli spunti di sicuro non scarseggiano. Diciamo che la sfida principale è quella di poter trasformare un concetto in un visual, quindi proprio in una identità anche di colori, di gadget, di tematiche da toccare.

Ecco, quella è la è la sfida maggiore per un'azienda come la nostra.

Prima tu dicevi un'azienda non piccolissima ma neanche iper strutturata dal punto di vista numerico, dove il team marketing comunque consiste di poche unità-

Quindi è un lavoro impegnativo e siamo partiti dalla sicurezza.

Quindi le prime due edizioni le abbiamo, diciamo, semplicemente ribattezzate Security Conference per dare l'idea ai nostri ospiti che avremmo parlato in primis di sicurezza, perché ad oggi parlare di IT non ha nessun senso se non si parla di security.

Negli ultimi anni, invece, abbiamo proprio affinato quella che è la tematica principale. In modo tale da poter avere anche un gancio nell'individuazione dei contenuti più coerenti, proprio per evitare una dispersione.

Andrea Veca

Chiaro, quindi è faticoso, presenta le sue sfide, richiede uno sforzo intellettuale superiore, ma è una scelta che rifaresti, aiuta a pilotare l'evento e anche proprio dal punto di vista comunicativo ad affermare la propria la vostra identità.

La maglietta del T-Con e la fedeltà dei partecipanti

Vera Tucci

Sì, e aiuta anche a mantenere alta l'attenzione e a stimolare il desiderio di partecipazione negli ospiti, perché di anno in anno si chiedono: "che cosa si saranno inventati? Che cosa ci aspetta quest'anno?".

Abbiamo portato questa varietà di anno in anno anche in un elemento che, se vogliamo, è semplice di comunicazione, come la maglietta celebrativa dell'evento.

E quindi abbiamo dei nostri partecipanti fedelissimi che collezionano le magliette del T-Con e che poi nel corso dei nel corso dell'anno, quando fai una conference call con loro, ti vedi su Teams, li vedi che indossano la maglia del T-Con e il tuo il tuo orgoglio si impenna davanti a te.

Chi lavora all'evento e chi partecipa

Andrea Veca

Come avevamo ipotizzato il tempo sta galoppando, quindi adesso abbiamo descritto l'evento direi in maniera sicuramente superficiale, però completa. È interessante che la gente continui a tornare e direi che anche i numeri sono in aumento, che è sempre bello, anche se il numero di per sé non è sufficiente come metrica. Però è una prima indicazione.

Vorrei chiudere con due cose, Vera, che probabilmente ci ruberanno ancora un 5-6 minuti, che sono l'impatto interno all'azienda – fino adesso abbiamo parlato di quello che vede il mondo esterno – e poi la mia solita domanda: la misurazione.

Cioè, ne è valsa la pena? Perché poi, diciamocelo, in camera caritatis vi fate un mazzo infinito per organizzare l'evento.

Ecco, partiamo da lì, chi è che si fa un mazzo infinito? Cioè, quindi tu prima hai parlato di un team marketing, ma quali parti dell'azienda sono coinvolte nell'evento? Perché escludo che si sia che sia solo il marketing e poi anche fisicamente, chi viene all'evento. dell'azienda intendo, scusa.

Vera Tucci

L'azienda partecipa in toto all'evento.

Ci sono tante cose di consulting che sono gradite ma non obbligatorie. La partecipazione al T-Con può essere evitata soltanto in presenza, neanche di un certificato medico, ma di un certificato di ricovero. Se posso, se posso essere onesta, cioè ci deve essere veramente un motivo serio, grave, reale per non partecipare al T-con, ci mancherebbe-

Ma altrimenti è un è anche un momento dell'azienda tutta, di tutte le persone che ne fanno parte, che siano in azienda dall'istante zero o che siano appena entrate con uno stage, io ci tengo umanamente a vedere tutto il gruppo e a partecipare, a partecipare nel nostro insieme.

Ci tengo per me in maniera egoistica, ma ci tengo anche perché so che i clienti sono felicissimi di vedere le persone e quindi io voglio creare questo tipo di felicità diffusa. Mettiamola così.

Andrea Veca

Sono felici anche le persone di T-Consulting, cioè aumenta il senso di appartenenza in media, ovviamente.

Vera Tucci

Per quello che mi viene dato modo di vedere e di percepire, sì, mi sento di dirlo in maniera tranquilla

Anche perché poi li vedo durante l'evento e quindi penso che sia un momento che piace, che piace a tutti.

Poi c'è chi è più a suo agio perché magari è più estroverso, chi invece vorrebbe evitare certi momenti un po' più plateali perché magari ha un carattere più timido.

Però credo, e se qualcuno delle persone che T-Consulting mi sta ascoltando, vi chiedo di non smentirmi. Penso che sia un evento che fa piacere a tutti.

Come si costruisce il programma: concept, speaker, agenda

Vera Tucci

Chi ci lavora sopra allora?

C'è un gruppo che è composto da tre persone che inizialmente lavora sul concept, quindi si individua quello che è il tema dell'anno e lo elabora da un punto di vista di potenziali contenuti.

Dopodiché il team marketing – siamo in due in questo momento, quindi non è che se dico team bisogna immaginarsi un dipartimento di 20 persone – cominciamo a ragionare sugli speaker. Quella è la cosa per noi primaria, perché le persone devono essere disponibili; quindi, è inutile fare i conti senza l'oste.

Se voglio che parli Andrea Veca, la prima cosa che devo fare è chiedere ad Andrea la sua disponibilità.

Andrea Veca

Scusa Vera, solo una cosa, prima gli speaker o prima l'agenda?

Vera Tucci

Vanno di pari passo.

Vanno di pari passo perché ci sono dei contenuti che devono essere veicolati da persone specifiche.

Non possiamo dare un contenuto allo speaker X, ma spesso quando identifichiamo un contenuto è perché abbiamo già in mente la persona che lo può spingere nella maniera più efficace.

In realtà ho commesso una leggerezza organizzativa. Andrea.

Prima della prima di tutto questo ci va data e location. Proprio perché devo comunicare qualcosa di certo agli speaker che devo prenotare per avere la loro presenza, quindi data, location, contenuti, speaker.

In tutto questo, appunto, il team è principalmente quello di marketing.

Dopodiché ragioniamo su quali dei contenuti vogliamo veicolare noi direttamente.

Allora lì arriva il contributo, come speaker, di nostri specialisti ai quali chiediamo, questo sì che è volontario, devo essere onesta. Io chiedo se la persona in questione o le persone in questione gradiscono parlare in pubblico, se la sentono, se è una cosa che fanno volentieri. Se la risposta è sì, allora cominciamo anche un lavoro di coinvolgimento con parte del nostro team per i contenuti.

E poi tutto si concentra nell'ufficio marketing, perché lì cominciamo la parte di comunicazione verso l'esterno.

Quindi i primi post, il save the date e la creazione della landing page per raccogliere le iscrizioni, tutto quello che ci va dietro.

Però diciamo che fino a quando non arriviamo a un mese prima dell'evento, il carico maggiore ce l'ha il marketing.

Poi, da un mese prima dell'evento, inizia la parte logistica e lì abbiamo la fortuna, come ufficio marketing, di avere una collaboratrice in azienda che si occupa di tutt'altro nella sua vita lavorativa, ma che è molto in gamba nella parte organizzativa e nel monitorare che durante l'evento tutto vada come deve andare.

Allora viene coinvolta anche lei, così definiamo una scaletta, definiamo tutti gli elementi di massimo dettaglio in modo tale che, durante il giorno del T-Con, ognuno conosca il proprio posto di combattimento e possa godersi al meglio la giornata.

Come si misura il successo di un evento

Andrea Veca

Ho capito, il posto di combattimento tradisce in realtà un po' questo spirito di innalzamento delle idee, dell'energia.

Grazie mille e andiamo a chiudere. Quindi abbiamo questo splendido evento che va avanti al 2019, salvo i maledetti anni della pandemia immagino, che nasce principalmente per rinforzare il rapporto con i clienti, ma evolve in mantenere l'obiettivo di rinforzare il rapporto con i clienti esistenti, ma anche generare nuovi contatti.

Il che vuol dire che i commerciali il lunedì mattina sono pronti al lavoro.

Questa seconda parte è più facile da misurare, cioè se voi fate tre contatti interessati è tre. Ok, poi possiamo decidere qual è il numero che descrive quanto sono calde, però questo è abbastanza facile.

Per quanto riguarda la qualità dell'esperienza dei clienti esistenti, come la misurate?

È una domanda, non dico trabocchetto, ma è maledetta la domanda, di questo ne sono consapevole, però magari è qualche spunto, ecco, anche se non un algoritmo.

Vera Tucci

Allora io la misuro in una maniera oggettiva, attraverso la compilazione della survey che viene presentata agli ospiti alla fine dell'evento.

Lì vengono dati delle proprio dei voti e dei pareri numerici rispetto ai contenuti, ma anche rispetto ad elementi organizzativi, ad elementi di preparazione, logistici, servizi.

Quindi lì abbiamo proprio contezza di quelle che sono i feedback reali che hanno tutti quanti gli ospiti.

E quindi puoi capire se la tua scelta di fare il pranzo in piedi piuttosto che il pranzo a sedere è stata gradita o no dagli ospiti.

O se il contenuto A è stato quello di maggiore successo rispetto al contenuto B.

Chiediamo anche agli ospiti quale dei contenuti vedono come maggiormente applicabile e di interesse per la loro realtà e quale contenuto non abbiamo trattato, ma che loro vorrebbero vedere discusso in un'edizione successiva.

Questo ci dà anche un po' la temperatura rispetto a ciò che serve oggi alle aziende e quello che vorrebbero vedere sul palco nell'edizione successiva.

E poi c'è un metro di giudizio, Andrea, che è estremamente non soggettivo perché è concreto e avviene nella realtà, ma non si porta dietro un KPI.

Sono le cose che le persone ti dicono alla fine dell'evento o nei giorni successivi, in una maniera completamente destrutturata. Messaggi, telefonate, feedback che ti danno mentre ti stanno salutando, che vanno via.

Quest'anno, per esempio, abbiamo avuto un nostro partner storico che ha deciso di scrivere un articolo sul suo blog sulla partecipazione del suo intero team, più direttore generale al T-Con.

Questo per noi è un senso di successo massimo. Vuol dire che siete venuti in tre, avete investito una giornata e l'avete gradito come coinvolgimento e come contenuto ad un punto tale che non solo ce l'avete detto, ma avete chiesto anche alla vostra struttura di far presente che avete partecipato.

Non penso ci sia un KPI, ma lo prendiamo come un ottimo segno.

Saluti finali

Andrea Veca

Grazie mille Vera Tucci, co-founder di T Consulting, per averci raccontato la storia e l'evoluzione di T-Con, il vostro evento annuale per gli IT manager della Romagna. E che dire? Beh, buono champagne.

Vera Tucci

Grazie mille Andrea, grazie dell'invito.

Conclusione

La registrazione finisce qui.

Grazie ancora a Vera Tucci per aver condiviso la storia di T-Con con generosità e la precisione.

Tre cose da portarsi a casa.

Un evento per i clienti può nascere da una sensazione, ma regge nel tempo solo se diventa un sistema.

Gli sponsor funzionano quando sono scelti per quello che portano, oltre ai soldi della sponsorship fee.

E il risultato di un evento non si legge tutto in KPI e survey: molti segnali significativi arrivano talvolta in modo inatteso e destrutturato.

Ci sentiamo nel prossimo episodio della mini-serie sugli eventi.