Organizzare un evento aziendale - parte 1

Qui trovi la trascrizione integrale dell’episodio.La trascrizione copre la prima parte della conversazione tra Daria Trespidi e Andrea Veca: dall'obiettivo dell'evento fino al tema degli sponsor. La seconda parte è disponibile nell'episodio successivo.

Quella che segue è la trascrizione integrale dell’episodio.Essendo una trascrizione dal parlato, può contenere ripetizioni, frasi spezzate o imprecisioni formali.Privilegiamo la fedeltà alla conversazione effettivamente avvenuta.

L'obiettivo prima di tutto

Andrea Veca

Buongiorno Daria Trespidi, benvenuta a questo episodio di Ora Daria.

Daria Trespidi

Buongiorno Andrea, buongiorno a tutti gli ascoltatori.

Andrea Veca

Siamo al secondo episodio della miniserie dedicata agli eventi. Nell'episodio precedente abbiamo parlato con Vera Tucci di T-Consulting che ci ha raccontato perché un'azienda decide di fare un evento. Quello che vorrei fare oggi insieme a te, Daria, è muovere i primi passi verso l'organizzazione dell'evento. Supponiamo che io sia, per esempio, un titolare di azienda, oppure magari sono un tuo cliente e vengo da te e dico: 'Senti, bella questa cosa degli eventi, vorrei fare un evento'.

Ok, perché sono andato all'evento di Vera Tucci e mi è piaciuto molto, oppure a un evento di qualcun altro, oppure ho letto in un libro che si fanno gli eventi.

Siccome tu hai organizzato numerosi eventi nel corso della tua carriera, ti propongo di fare questo gioco in cui io faccio l'imbecille che ha il desiderio di fare un evento e, appunto follemente innamorato dell'idea, come spesso accade e credo che sia accaduto anche a me, e chiede come fare.

Anzi non lo chiede perché siccome lo voglio, allora è facile da fare, però mi scontro con la dura realtà, cioè mi scontro con te sostanzialmente. Ok.

Daria Trespidi

Dai, sì, figata.

Andrea Veca

Ok, Daria, io voglio fare questa roba qua, vorrei fare un evento.

Daria Trespidi

Grandissimo, bellissimo. Allora, la prima cosa che ti chiedo è: qual è l'obiettivo?

Andrea Veca

Sì, in effetti conoscendoti me lo sarei dovuto aspettare. L'obiettivo intendi oltre al fatto che io lo voglio fare?

Daria Trespidi

Certamente.

Daria Trespidi

Cosa vuoi ottenere? Cosa ti aspetti?

Andrea Veca

Non lo so, quali sono dei possibili obiettivi che ti vengono in mente? Io vorrei fare un bell'evento.

Quattro tipi di evento, quattro obiettivi diversi

Daria Trespidi

Ok, un bell'evento.

Va bene, allora puoi avere diversi obiettivi in testa quando scegli di organizzare un evento, uno di questi può essere un evento formativo, quindi il contenuto deve generare un approfondimento verificabile poi dai partecipanti.

Il target solitamente in quel caso è ristretto e qualificato, o meglio pochi partecipanti coinvolti, che una sala piena di persone a cui non frega assolutamente niente.

E però diciamo che per l'evento formativo di solito non parliamo tanto di eventi, ma parliamo di workshop o di laboratori che funzionano meglio rispetto a un evento classico di quelli, diciamo, di cui credo tu stia parlando con le persone che si avvicendano su un palco.

Oppure potresti fare un evento per consolidare il rapporto con la tua clientela.

Cioè l'evento è un investimento relazionale rivolto a clienti esistenti o a partner strategici.

In quel caso i momenti di networking pesano più dell'agenda formale, perché il ricontatto personale nei giorni successivi all'evento è la parte che genera la maggior parte del valore. L'evento è in quel caso l'occasione per crearlo questo valore.

Poi abbiamo eventi di lead generation e in quel caso il target è rappresentato da aziende non clienti. In quel caso l'agenda deve attirare profili specifici definiti con precisione e non un pubblico generico.

Non va bene chiunque, perché se devi fare lead generation vuoi un determinato target di persone in sala.

Serve un sistema di raccolta e qualificazione dei contatti che vada oltre la semplice scansione del badge. Quindi ci vuole sicuramente attenzione anche nella definizione di un piano di ricontatto commerciale che è già definito ancora prima dell'evento.

Oppure possiamo parlare di eventi di posizionamento dove il valore sta nella percezione di autorevolezza. Quindi speaker e contenuti contano più del numero di partecipanti in sala, perché a quel punto ti interessa anche la copertura mediatica, video, articoli che vengono pubblicati dopo l'evento e che amplificano l'effetto nel tempo, spesso addirittura più dell'evento stesso.

L'evento formativo non è per tutti

Andrea Veca

Ma scusa una cosa, Daria, ti interrompo.

Mi scuso perché è rimasto nella mia testa il fatto che io vorrei un evento di una certa dimensione, sempre perché ho visto quello di Vera Tucci e quindi diciamo almeno una cinquantina di persone in sala.

Per riassumere velocemente, tu hai parlato di evento formativo e va bene, che poi chiamiamo workshop o quello che vuoi o seminario, va bene, questa è una possibile cosa.

Daria Trespidi

Però nel caso di un evento formativo, forse 50 persone sono un po' troppe. Perché quando si fa formazione, una parte importante è lo scambio che c'è tra chi è sul palco e chi ascolta. Per cui, più di 20 persone diventa un po' complicato fare della formazione.

Andrea Veca

Ok perfetto.

Daria Trespidi

Quello lo escluderei già se tu parli di un evento grande.

Gli obiettivi possono coesistere, ma vanno messi in ordine

Andrea Veca

Ok, concentriamoci sugli altri tre tipi, o non so come li vogliamo chiamare, tre obiettivi, perché stiamo parlando degli obiettivi.

Consolidamento con la clientela esistente, perfetto.

Lead generation, quindi nuovi contatti a cui vendere.

E posizionamento, quindi branding in generale.

Ok, questi tre sono mutuamente esclusivi!

Daria Trespidi

No, possono assolutamente convivere, ma è importante che vengano messi in ordine di priorità perché tendono a generare scelte che vanno un po' in conflitto.

Senza una priorità chiara si finisce per prendere decisioni contraddittorie, per cui poi non è chiaro né a te né tantomeno a chi verrà al tuo evento qual era l'obiettivo.

Andrea Veca

Ok, allora io vorrei fare anzitutto un evento per la mia clientela per far vedere quanto sono bravo a fare gli eventi e, già che ci siamo, se vengono anche un paio di persone nuove non è male e so già anche chi invitare.

Daria Trespidi

Buono. Perfetto. Va bene.

Durata: quanto deve durare un evento per valere lo spostamento

La prossima domanda è: quanto pensi che debba durare questo evento?

Andrea Veca

Non so, una giornata, mezza giornata, due ore. No, magari due ore è un po' poco.

Daria Trespidi

Sì, no, due ore te lo sconsiglio vivamente perché chi si sposta per partecipare magari ci mette anche un'ora o più per raggiungere l'evento, per cui ha bisogno di una durata che giustifichi lo spostamento.

Si parte da una mezza giornata, magari al mattino con un pranzo conclusivo oppure un pomeriggio con un aperitivo rinforzato in chiusura.

Una giornata si giustifica quando il contenuto e il numero di speaker lo richiedono.

Poi, possiamo anche aumentare e spaziare su eventi che hanno una durata un po' più lunga, magari un paio di giorni.

Però hanno senso, secondo me, non in una prima edizione ma magari in eventi che sono già consolidati, che hanno una community, che hanno un brand forte che li sostiene.

Andrea Veca

Ok, perché immagino che aumenti paurosamente la complessità.

Daria Trespidi

Assolutamente sì e richiedono anche un impegno maggiore ai partecipanti perché c'è il viaggio, magari c'è il pernottamento per chi arriva da fuori. Cambia.

Mattino o pomeriggio

Andrea Veca

Va bene, senti, io ti dico che siccome è la prima edizione cominciamo con mezza giornata.

Faccio mattina o pomeriggio?

Daria Trespidi

Questo è a tua discrezione, direi che non ci sono grossissime differenze tra la mattina e il pomeriggio.

La mia personalissima opinione è che al mattino eviti di perderti quelle persone che nelle prime ore della mattinata ricevono telefonate con urgenze, menate e situazioni che non gli consentono poi di partecipare.

Se tu invece come prima cosa al mattino prendi, parti e vai verso l'evento, è meno probabile che ci siano distrazioni che ti portino poi a non riuscire a partecipare.

Se invece l'evento è al pomeriggio, la mattina è lunga e può succedere di tutto. È più probabile che accada qualcosa che trattenga i tuoi partecipanti, per cui, se devo scegliere io e vuoi fare mezza giornata, ti direi mattino.

Andrea Veca

Ok, interessante. Direi a questo punto alle 6 del mattino, così ho meno probabilità che scoppino casini prima dell'evento.

Daria Trespidi

Abbiamo in passato avuto esperienza di eventi organizzati all'alba, pro e contro, ma magari ne parliamo in un altro momento.

Andrea Veca

D'accordo. Va bene, allora mattina mi hai convinto, quindi facciamo mattina a un orario normale, 9:30

Poi un pranzo veloce per ringraziare.

Daria Trespidi

Sì, e poi fine.

Andrea Veca

Poi tutti a casa. Una cosa che mi hai detto prima è che non mi sono appuntato a sufficienza l'importanza del follow up dopo l'evento, che non c'entra con l'evento, ma c'entra.

Un evento senza follow up è come un cavallo senza gli zoccoli.

Daria Trespidi

Diciamo che hai speso senza poi portarti a casa la cosa comprata.

Andrea Veca

Ok, questo è il modo più doloroso per descriverlo. Perfetto. Benissimo. Allora cosa dobbiamo dire? Ci siamo: mattina

Costruire l'agenda: un programma con un filo conduttore

Daria Trespidi

Quindi di che cosa vogliamo parlare? Quali sono i contenuti? Hai già un'idea? Qual è il messaggio che vuoi trasmettere?

Andrea Veca

Boh.

Non lo so, ti ho già detto che voglio fare una roba per i miei clienti e magari qualche cliente nuovo non basta?

Daria Trespidi

Chiariamo un po'. Che cosa vuol dire costruire un'agenda.

Costruire l'agenda parte dalla definizione degli argomenti scelti, perché esiste un filo conduttore che leghi gli interventi e dia coerenza al messaggio complessivo.

Andrea Veca

Quindi scusami, l'agenda è il programma dell'evento?

Daria Trespidi

Esatto, è il programma dell'evento: alle ore 9 parla Tizio alle ore 10 parla Caio.

Diciamo che se tu hai un'agenda che mette in fila dei contenuti slegati solo per riempire lo spazio della tua mattinata, si percepisce subito che c'è qualcosa che non va e l'evento perde un po' di valore.

Per decidere gli argomenti bisogna anche pensare a chi possano essere le figure coinvolte e quindi selezionare degli speaker, e questo è uno dei passaggi più delicati.

Se è chiaro qual è il messaggio che vuoi trasferire puoi affidarti a qualcuno di esterno per contattare determinate persone, perché magari tu hai dei contatti parziali oppure hai visto un video che ti è piaciuto, o una persona su LinkedIn che ti interessa.

Allora puoi chiedere a qualcuno specializzato, per esempio un'agenzia che si metta in contatto con queste persone affinché possano venire a darti una mano.

Non basta cercare l'esperto del settore di turno per essere certi che la persona che poi ti porti in casa e metti sul palco a rappresentare la tua azienda sia capace di comunicare in modo efficace.

Essere autorevoli su un tema e saperlo raccontare bene dal palco sono due competenze un po' distinte.

Chiunque sia la persona, o le persone, che vuoi portare sul palco, ti suggerirei di fare un colloquio preliminare o una prova del contenuto che ti permetta di verificare sia la padronanza del tema che la competenza comunicativa nello stesso momento.

Quello che mi preme dirti è che è la cosa più importante che un partecipante deve trovare qualcosa in quell'evento che non trova altrove.

Le informazioni di prodotto, o di servizio delle cose che la tua azienda offre sono ormai disponibili ovunque senza muoverti dall'ufficio.

Il contenuto che tu trasmetti deve giustificare lo spostamento, come dicevo prima, e deve dare ai partecipanti almeno un punto di vista alternativo, uno spunto di riflessione o un contenuto pensato apposta per quell'occasione.

Prima i contenuti, poi gli speaker

Andrea Veca

Quindi, se capisco bene, non devo leggere il mio sito web ai convenuti.

Daria Trespidi

Direi di no, perché se lo possono leggere già da soli.

Se hanno frequentato le elementari, potrebbero essere in grado.

Andrea Veca

Quindi ancora una volta dipende dal target.

Ecco, però volevo chiederti una cosa, tornando un attimo indietro circa la selezione degli speaker, non capisco l'uovo e la gallina qui. Parto dai contenuti che voglio trasferire o parto dallo speaker?

No, prima parti dai contenuti che vuoi trasferire. Dopodiché, se sei in grado di trasferirli tu, lo fai internamente. Se invece reputi necessario portare un punto di vista esterno più autorevole, allora puoi cominciare a guardare all'esterno.

Andrea Veca

Ok chiarissimo, quindi assoldare una squadra di speaker, anche pagati perché ho budget illimitato, e metterli insieme come se fosse un'insalata russa non è buono.

Andrea Veca

Hai altro da raccontarci sull'agenda?

La struttura dell'agenda: apertura, corpo, chiusura

Daria Trespidi

Quando decidi il tema che vuoi affrontare, tieni sempre a mente che la tua agenda deve raccontare una storia.

Una struttura efficace alterna un'apertura che inquadra il contesto e il problema.

Un corpo che alterna interventi, magari anche tecnici o non tecnici, intesi come dettagli tecnici su una soluzione o su un servizio, ma tecnici dal punto di vista di un esperto che viene ad affrontare un determinato argomento.

E poi una chiusura che metta insieme tutto quanto è stato raccontato.

Indicativamente pensiamo a interventi che possono durare tra i 20 e i 30 minuti, con al massimo una decina di minuti in aggiunta per una sessione di domande e risposte, non oltre, perché poi l'attenzione scende.

Per cui diciamo che se hai quattro ore da riempire, indicativamente metti un intervento ogni mezz'ora e tieni comunque un po' di margine.

Andrea Veca

Quindi l'apertura dà una visione generale dell'evento, aiutando i partecipanti ad orientarsi negli interventi: perché siamo qui.

Poi la scaletta degli interventi, 20-30 minuti, massimissimo 40, domande comprese, e poi un affrescone di chiusura che riassume.

Ok, più immagino coffee break

Daria Trespidi

Qualche pausa per rigenerarsi.

Andrea Veca

Senti, Daria, io volevo dirti una cosa: per colpa mia stiamo andando lunghi come nessuno.

Per cui volevo chiederti, scusandomi in anticipo con la nostra cara ascoltatrice, caro ascoltatore, se hai voglia di dividere in due questo episodio, perché sennò potremmo sforare abbondantemente l'ora e credo che potrebbe essere lancinante-

Per cui un po' in ritardo, cara ascoltatrice, caro ascoltatore, ti comunico che questo nell'ambito della miniserie è la prima parte del secondo episodio e la seconda parte andrà in linea la prossima settimana.

Senza una storia da raccontare, meglio fare una festa

Andrea Veca

Benissimo, detto questo, abbiamo quindi chiarito l'obiettivo, la durata di mezza giornata al mattino, abbiamo chiarito l'agenda e abbiamo capito che questa cosa è piuttosto critica. No, buona agenda, no party.

Daria Trespidi

Se tu non hai una storia da raccontare, qualcosa da dire, un contenuto da trasferire, da esplodere in sottocontenuti, non capisco perché tu voglia fare un evento.

Andrea Veca

Perché è bello.

Daria Trespidi

Facciamo una festa invece di un evento.

Andrea Veca

Ecco, questo è molto importante in realtà e tra l'altro non è che non abbiamo visto accadere questa cosa.

Fare l'evento perché volevo fare lead generation, rinsaldamento del rapporto coi clienti, bla bla bla, ma poi in realtà l'evento era solo un collage di roba appiccicaticcia buttata lì a caso.

Daria Trespidi

Può succedere: è un rischio.

Andrea Veca

Va bene, ma a noi non succederà perché stiamo partendo con il piede giusto.

Andiamo avanti.

Abbiamo chiarito tutta l'agenda, cioè nel senso non l'abbiamo esplicitata, ma nella mia testa è chiarissima l'agenda, sono anche chiari i relatori o i potenziali relatori.

Come trovare gli speaker giusti

Ti faccio un'ultima domanda. Tu hai detto che se io individuo una persona che vorrei che parlasse, poi magari in qualche modo riesco a contattarla.

Ma se io non so che pesci pigliare, cosa mi consigli di fare? Io vorrei parlare dell'argomento X.

Però non so come muovermi

Daria Trespidi

Puoi cercare su YouTube o su Internet in generale per trovare qualcuno che abbia già affrontato quel tema.

Se ti piace il messaggio che ha trasferito, la parte di contatto nell'era dei social network è abbastanza ... non dico semplicissima, però si può fare.

Se proprio non dovessi riuscire ad agganciare quella persona, puoi rivolgerti a delle agenzie che di lavoro si mettono in contatto con personaggi di vario tipo per provare a mettersi in contatto con la figura che ti interessa.

Andrea Veca

Quindi un po' di lavoro me lo devo fare.

Daria Trespidi

Se va bene becchi l'account, becchi il contatto su LinkedIn, mandi un messaggio privato e se va bene ti risponde. Se no bisogna trovare il contatto.

Andrea Veca

La mia difficoltà non è tanto entrare in contatto con una persona, ma capire chi possa essere questa persona. Per cui speravo che ci fosse un'agenzia che mi dicesse: sì, per questo evento hai bisogno proprio di...

Daria Trespidi

Quello assolutamente no. Sei tu che devi valutare sul web o partecipando a eventi altrui o facendo un po' di ricerche.

Tu, però, azienda, tu cliente, cerchi e poi qualcuno ti aiuterà a portare a termine il tuo obiettivo.

Però sei tu che devi valutare e decidere chi vuoi mettere sul tuo palco.

Andrea Veca

Perfetto, mi è tutto chiarissimo. Andiamo avanti. Cos'altro vuoi sapere da me?

Il budget: ordine di grandezza e voci principali

Daria Trespidi

Voglio sapere se hai già in mente quanto budget allocare per questo evento.

Andrea Veca

Assolutamente no, per due motivi: uno perché non faccio il budget.

Due perché sennò che avessi fatto il budget e siccome l'evento mi è venuto in mente l'altra settimana di organizzarlo, a parte gli scherzi, non ho una cifra allocata.

Anzi, non ho proprio idea neanche dell'ordine di grandezza di cui stiamo parlando. Avrei bisogno di aiuto per individuare questo ordine di grandezza. Immagino che non siano 200€ e 200 mila euro non ce li ho.

Daria Trespidi

Ok va bene. Sì, ci sono un po' di sfumature nel mezzo.

Allora, se decidi di fare un evento, possiamo dire che decidi in qualche modo di esporti, di metterti in vetrina.

E quindi la domanda che devi farti è come deve apparire questa vetrina.

E da questa risposta deriva il budget.

Se ci rifacciamo al discorso di prima, quindi su un evento, diciamo con almeno una cinquantina di persone, possiamo pensare di stare intorno a una cifra intorno ai 20 mila euro, come ordine di grandezza.

Lì poi c'è tutta la parte di suddivisione indicativa delle voci principali dove abbiamo l'affitto della location e il catering che assorbono la quota più ampia.

Poi abbiamo gli allestimenti, il service tecnico, magari la parte di comunicazione, la creatività del materiale per il materiale brandizzato, video, foto.

Non lo so, ce n'è tanta di roba che possiamo mettere.

Oltre alla parte, diciamo, dei costi noti o che possiamo stimare in modo abbastanza facile, secondo me è bene tenere sempre una riserva tra il 10% e il 15% del totale per gli imprevisti, perché qualcosa succede sempre.

I numeri cambiano, per cui se hai stimato 50 persone e poi sono 80, quelle 30 persone in più avranno un impatto diretto sul budget, per cui tenere una piccola riserva aiuta a non trovarsi sorprese alla fine.

Andrea Veca

Quindi tu dici nel momento in cui io, siccome non ce l'ho a budget, tu dici nel momento in cui io alloco quanto meno mentalmente il budget o comunque la quantità di denaro, mi tengo questo margine.

Sì, quello che appunto mi serviva l'indicazione dei 20 mila euro, anche se immagino che sia assolutamente generica, è esattamente quello che mi serviva.

Quindi stiamo parlando di qualche cosa intorno a quel importo.

Perché tu hai citato la location, il cibo, l'hai chiamato al catering che suona meglio e il service.

Questi sono tre ... service vuol dire che cosa?

Daria Trespidi

Allestimenti tecnici, regia, luci, proiezione delle slide su un monitor, su un video, su un ledwall.

La vetrina: quanto conta l'immagine dell'evento

Andrea Veca

Perché tu dici io potrei fare l'evento nella mia sala riunioni, distribuire patatine del rosticciere e prosecco comprato all'Esselunga o a qualunque altro supermercato.

Non faccio service, nel senso che ho un solo computer collegato al mio proiettore e faccio partire i deck di slide uno alla volta.

Sicuramente spendo meno di €20.000, però qui torniamo alla vetrina.

Daria Trespidi

Puoi risparmiare su tante cose. Ci sono aspetti sui quali si può risparmiare senza che il valore dell'evento, o il valore percepito dai partecipanti, sia inficiato, oppure cose su cui poi paghi un po' di immagine.

La vetrina diventa brutta se vogliamo parlare della sala riunioni.

Sì, magari la tua sala riunioni è bella e grande, però è una sala riunioni.

Per cui non è perfettamente adatta ad ospitare una tipologia di evento un filo più bella, più strutturata.

Oppure puoi proiettare su un telo bianco con il videoproiettore attaccato oppure puoi avere un ledwall che ti dà tutta un'altra resa. Dipende da come vuoi apparire, da come vuoi mostrarti, da come vuoi posizionarti.

Andrea Veca

Perfetto. Va bene, allora questi €20.000 come indicazione. Poi?

Evento gratuito o a pagamento

Daria Trespidi

È sempre legato al budget. Io ti chiederei anche se l'evento che vuoi fare è gratuito per i tuoi clienti, visto che hai detto che la maggior parte saranno tuoi clienti e con una piccola aggiunta di potenziali, o se i tuoi clienti dovranno pagare per venire al tuo evento.

Andrea Veca

Io faccio pagare la gente per venire al mio evento?

Daria Trespidi

Dipende. Sì, la risposta ...

Andrea Veca

Di questo che stiamo parlando? Cioè è possibile questa cosa?

Andrea Veca

È possibilissimo. Mi puoi dire qualcosa?

Daria Trespidi

La risposta dipende dall'obiettivo.

Se l'organizzatore dà valore ai partecipanti, l'evento può tranquillamente essere a pagamento. Se la partecipazione serve soprattutto all'organizzatore, ad esempio per vendere qualcosa o per lanciare un nuovo prodotto, allora si fa gratuito.

La scelta ha un impatto organizzativo diretto.

Per esempio, il tasso di mancata partecipazione dagli iscritti – tra gli iscritti, appunto, e chi poi realmente arriva in sala – cambia in modo radicale in base a questa scelta.

Per gli eventi gratuiti, la mortalità, quindi numero di iscritti e numero di partecipanti, quindi la mortalità tra gli iscritti e poi i reali partecipanti, può arrivare anche al 30% o al 40%.

Andrea Veca

Scusami, solo per essere sicuro di avere capito i numeri: si scrivono in 100 persone, muoiono 30 o 40 e quindi vengono in 70 o 60,

Il che è estremamente fastidioso.

Daria Trespidi

Sì, assolutamente sì. Ti prepari con una sala da cento persone e poi la sala è mezza vuota.

Andrea Veca

È tristissimo, mi viene in mente quel film di Charlie Chaplin.

Comunque non è di questo che vogliamo parlare, OK? Se invece fai pagare cacci la lira ...

Daria Trespidi

Se fai pagare anche un pagamento simbolico, che può essere appunto un importo minimo, giusto per dare valore a quello che stai facendo, il pagamento alza sensibilmente la percentuale di presenza reale perché introduce una sorta di impegno.

Io pago per qualcosa che mi interessa, anche se ho pagato, non so, 10 € come cifra simbolica, ci penso prima di dire: "no, non ci vado".

Se invece è gratuito ti iscrivi e poi magari non ti ricordi che ti sei iscritto e hai altro da fare, pazienza.

Ci sono anche delle formule intermedie, cioè un contributo simbolico oppure un contributo che viene rimborsato sotto forma di bonus o coupon che il tuo cliente può spendere per acquistare altro.

Dipende da ciò che vuoi fare.

Comunque, in sintesi, se pagano, l'obiettivo tuo è dare valore e quella cosa resta prioritaria.

Cioè il tuo obiettivo che devi avere chiaro in testa.

Loro pagano, tu gli devi dare valore.

Se non pagano, serve comunque offrire loro una motivazione valida per affinché ti dedichino del tempo.

E in linea di massima un contenuto che non si trova altrove, resta la motivazione più solida, a prescindere dal pagamento.

Andrea Veca

No, perché in effetti ora, a parte la circostanza in cui uno si faccia pagare 3000 euro per mezza giornata, ipotizzo che la maggiore spesa reale da parte dei partecipanti sia il tempo dedicato, oltre eventualmente alla logistica per arrivare al luogo dell'evento, ma soprattutto il tempo.

Daria Trespidi

Sì, tu non lavori almeno mezza giornata, per non dire una.

Andrea Veca

Quindi il discorso del valore che devi, tu organizzatore, offrire a chi viene sostanzialmente non cambia.

Con un evento a pagamento – a parte il commitment, cioè l'impegno di chi si iscrive, quindi è più probabile che venga – forse con un evento a pagamento puoi fare una roba ancora più bella, di valore ancora maggiore, perché hai più fondi a disposizione.

Daria Trespidi

Assolutamente.

Gli sponsor: a chi servono e cosa offrire in cambio

Andrea Veca

Senti, io direi di andare verso la chiusura di questo primo episodio. Però già che parliamo di soldi, io ho visto che ad alcuni eventi sono presenti degli sponsor.

Andrea Veca

Cosa ne dici tu?

Daria Trespidi

Dico che molto spesso gli sponsor sono indispensabili per la realizzazione di un evento di una certa portata, proprio perché abbiamo visto che non parliamo di 200 euro.

Magari non l'avevi messo a budget, per cui avere qualcuno che ti supporta ti dà più possibilità di poter fare un evento con una bella vetrina.

Andrea Veca

Ma io sono piccolo, brutto e nero come Calimero.

Secondo te, mi si fila qualcuno? Posso trovare sponsor persino io?

Daria Trespidi

Certamente, perché la stessa cosa che devi raccontare a chi vuoi invitare all'evento, devi comunque trasferirla anche allo sponsor.

Cioè qual è il beneficio che lo sponsor può trarre dalla partecipazione al tuo evento?

Quindi lì bisogna appunto mettersi un attimo con calma a pensare esattamente qual è il valore che lo sponsor si porta a casa nello sponsorizzare la tua manifestazione.

Per esempio, devi chiarirti se vuoi che lui parli, se gli dai uno spazio, quanto dura questo spazio, se ha un desk espositivo dove lo metti, quali sono i momenti in cui i partecipanti potranno interagire con lo sponsor.

Se alla fine della manifestazione gli fornirai i contatti, qui attenzione perché entra in gioco pesantemente la privacy, perché senza consenso esplicito, i dati che ti hanno fornito i partecipanti restano solo nelle tue mani e non puoi cederli a nessuno. Per cui non è che non si possa fare, però c'è una complicazione a livello organizzativo da tenere assolutamente in considerazione.

Poi anche sul fronte della visibilità, farai pubblicità all'evento dove lo sponsor potrà essere visto da altri, farai della cartellonistica in giro per la tua città o non so dove, in base a dove deciderai di fare l'evento.

Ci sono parecchie cose che devi considerare e mettere in fila prima di proporre il tuo progetto ad uno sponsor.

È chiaro che, dando per scontato che ci sia valore, si tratta solo appunto di trovare le persone giuste a cui fare la proposta e essere in grado di comunicare e trasferire questo valore.

Se gli sponsor vanno agli eventi è perché comunque un beneficio, un tornaconto ce l'hanno, per cui bisogna solo capire cosa offrire e come trasferire questo valore.

La coerenza tra sponsor e pubblico

Andrea Veca

Certo, sì, immagino che torniamo alle motivazioni per cui faccio l'evento.

Cioè, a parte l'evento formativo che abbiamo un attimo messo da parte, uno sponsor potrebbe venire per fare lead generation, per rinsaldare il rapporto con clienti esistenti. Questo probabilmente è vero in una seconda edizione, oppure se l'ambito è un mercato relativamente ben definito, oppure ancora branding, posizionamento.

Quindi è evidente che lo sponsor debba essere coerente, o meglio, il pubblico del mio evento debba essere coerente col target dello sponsor.

Mi viene da dire, condivido con te Daria, una sensazione provata da alcuni eventi: la qualità degli sponsor ha un impatto anche sulla qualità dell'evento.

Io visitatore che vado ad un evento dedicato alla pesca d'altura e trovo uno sponsor che si occupa di raccolta funghi, mi chiedo che cosa cavolo ci faccia.

Daria Trespidi

Sì, lascia un po' perplessi.

Poi probabilmente nemmeno lo sponsor sarà contento perché se la gente è andata lì interessata alla pesca probabilmente non sarà interessata ai funghi.

Andrea Veca

Va bene, Daria, io ti propongo di chiudere qui questa prima parte del secondo episodio della miniserie dedicata agli eventi.

Per ora ti ringrazio e ci sentiamo la settimana prossima.

Daria Trespidi

Ok, grazie a te, grazie a tutti e ci sentiamo la settimana prossima. Ciao.