Organizzare un evento aziendale - parte 2

Privilegiamo la fedeltà alla conversazione effettivamente avvenuta.

Il recap della prima parte

Andrea Veca

Buongiorno Daria Trespiti, ben ritrovata sulla rubrica Ora Daria.

Daria Trespidi

Buongiorno Andrea, ben ritrovato e ben ritrovati a tutti.

Andrea Veca

Siamo nella seconda parte del secondo episodio della miniserie dedicata agli eventi.

Cara ascoltatrice, caro ascoltatore, se non hai ascoltato la prima parte di questo episodio, credo che valga veramente la pena che tu lo faccia prima di ascoltare questa seconda parte, perché daremo un sacco di cose per scontate, per cui probabilmente non riusciresti a cogliere tutto quanto.

Detto questo, facciamo comunque un velocissimo recap.

Stiamo facendo questo gioco in cui io faccio, con grande naturalezza, la parte dell'imbecille che ha deciso di voler organizzare un evento e Daria mi intervista per ottenere le informazioni necessarie all'organizzazione di questo evento.

Per adesso abbiamo messo a fuoco che l'obiettivo dell'evento è principalmente di rinsaldare la relazione con i clienti esistenti, con una piccola puntatina verso la lead generation.

Sarà un evento di mezza giornata, che si svolgerà al mattino.

Abbiamo messo giù le idee necessarie all'individuazione dell'agenda, quindi del programma della giornata che si articola in un intervento di benvenuto che spiega perché siamo lì e dà una mappa di lettura dell'intero evento, una serie di interventi, abbiamo detto massimo 30, massimissimo 40 minuti, e poi una conclusione che riassume tutto e aiuta i partecipanti a recepire, a rinsaldare soprattutto quanto hanno sentito quando tornano a casa.

Il budget: abbiamo ipotizzato per un evento di una certa dimensione, diciamo da 50 partecipanti in su, una cifra indicativa di circa 20.000 € e abbiamo individuato quali sono gli addendi, cioè i componenti che ci portano a questa cifra.

Infine, abbiamo concluso la parte finanziario-economica, scegli tu, disquisendo sull'opportunità di fare un evento gratuito oppure a pagamento e circa la possibilità di farci aiutare dagli sponsor, cioè aziende esterne che ci danno dei soldi per poter accedere in un modo o nell'altro al nostro evento e quindi alla nostra audience, cioè ai nostri partecipanti.

Giusto?

Daria Trespidi

Corretto.

Andrea Veca

Perfetto. Sono pronto ad andare avanti. Ormai abbiamo detto tutto, siamo pronti a partire con l'evento.

Il nome dell'evento

Daria Trespidi

Ti faccio un'altra domanda: hai pensato a che nome dare al tuo evento, se ne avrà uno?

Andrea Veca

"Evento".

Daria Trespidi

Carino. Dove vai? Vado a "evento".

Non lo so, abbiamo visto forse una cosa che arriva un po' dagli Stati Uniti: le varie "con" il nome dell'azienda seguito da "con".

O, forse – addirittura senza, forse – due settimane fa hai parlato con Vera del suo T-Con.

Per cui, T-Con è un evento che dura, abbiamo visto da qualche anno, per cui ogni anno le persone tornano al T-Con, non tornano all'evento di T-Consulting.

Quindi in questo senso ti chiedo se hai pensato di dare un nome al tuo evento.

Andrea Veca

No, sinceramente non ci ho pensato, ma comincio a capire quale può essere il vantaggio. Anzitutto, il fatto che io lo chiamo T-Con e non devo sempre dire 'l'evento organizzato'. Credo che anche internamente possa essere utile questa cosa.

Però può aiutarmi a individuare altri vantaggi?

Daria Trespidi

Sì, definire un nome per l'evento crea un'identità.

Soprattutto se l'evento si ripete negli anni, il nome diventa un riferimento per il tuo pubblico, per i tuoi clienti, per il tuo mercato.

Vale la pena valutare se abbinarci un claim o un sottotitolo che comunichi subito il posizionamento, così che il nome da solo dia già un'indicazione di che cosa aspettarsi, anche a chi per la prima volta viene al tuo evento.

Una nota molto operativa: prima di investire in comunicazione, conviene verificare la disponibilità del nome. Quindi, se il dominio web è libero e se ci sono eventuali conflitti con marchi già registrati, è meglio scoprirlo prima di pianificare campagne e materiali. Altrimenti, si rischia di perdere tempo e budget che potremmo risparmiare.

Andrea Veca

Ho capito, quindi non posso chiamarlo Festival di Sanremo, ad esempio.

Daria Trespidi

La vedo dura.

MingaMalstrøm: un nome a caso

Andrea Veca

La vedi dura. Senti, mi è venuto in mente un nome eccezionale per il nostro evento.

È MingaMalstrøm: un nome a caso.

Per chi non lo conoscesse, per te che non lo conoscessi, cara ascoltatrice, caro ascoltatore, MingaMalstrøm è il nome degli eventi di Mingamal e la prima edizione si è svolta a maggio 2026.

Bene, MingaMalstrøm è il nome dell'evento.

Il tema dell'edizione: pro e contro

Daria Trespidi

Vabbè, visto che abbiamo usato l'esempio di MingaMalstrøm, ti chiedo anche se il tuo evento, non MingaMalstrøm ovviamente perché tu non c'entri niente con Mingamal, ha un tema?

Ha un tema particolare? Quest'anno vuoi parlare proprio di qualcosa di specifico?

Andrea Veca

Quindi tu dici il nome l'abbiamo individuato e ogni edizione dell'evento potrebbe avere un suo nome particolare.

Che vantaggio porta questa cosa e che svantaggio?

Daria Trespidi

Pro e contro.

Il pro è che chiarisce in modo univoco l'argomento a chi deve decidere se partecipare. Tornando all'esempio di MingaMalstrøm, l'evento fatto l'8 maggio a Verona aveva un titolo: '2026, l'anno della crescita degli MSP'.

I contro sono che ogni volta che ti metti a fare quell'evento devi ripensare ad un tema ogni anno se l'evento è annuale o con maggiore frequenza se gli eventi sono più di uno all'anno.

Non lo so, io conosco bene il settore IT e per chi opera in settori come l'IT, appunto, con argomenti ricorrenti, trovare ogni volta un tema nuovo è davvero complicato, a meno di non accettare di accontentarsi di un risultato poco originale.

Perché comunque gli argomenti bene o male sono quelli.

È chiaro che si cerca, nel limite del possibile, di affrontarli sempre da punti di vista differenti. Però di quello si parla.

Per cui trovare un tema che sia figo, originale e diverso ogni anno diventa una complicazione inutile secondo me.

E poi, appunto, anche la parte di grafica e di visual, eccetera, se hai un tema diverso ogni anno o tutte le volte che fai questo evento, anche quello deve cambiare di conseguenza.

E anche quello è un ulteriore livello di complessità che ci si può risparmiare volentieri.

Andrea Veca

Ok, anche se potrebbe essere interessante. Io quest'anno faccio non so, adesso scelgo un tema in particolare e lo uso proprio come motivo ricorrente di tutta la mia comunicazione.

Daria Trespidi

Assolutamente, certo.

Andrea Veca

Però devo farlo e devo farlo anche se non sia veramente melenso o superficiale.

Daria Trespidi

Assolutamente.

Andrea Veca

Va bene, ok, allora senti, no, però in questo momento non ti so dire. Sì, "2026, l'anno della crescita". Però a parte gli scherzi è chiara la problematica.

Il team: quante persone servono davvero

Daria Trespidi

Passiamo adesso alla parte di organizzazione. Tu hai delle risorse interne che ti aiutano o hai qualcuno esterno che ti dà una mano a organizzare questo evento?

Andrea Veca

La risposta di solito qui è: sì, c'è la Roberta, la ragazza che fa i post su Instagram. Lei è quella che fa marketing da noi.

Daria Trespidi

Ok, va bene le cose da fare ...

Andrea Veca

Mi scuso per il riferimento sessista, ma è puramente statistico che sia una Roberta. Se no, anche un Roberto.

Daria Trespidi

Qui le cose da fare sono parecchie, per cui pensare di avere una sola persona è un filo sottostimato.

Non può occuparsi una sola persona dell'organizzazione di un evento di questa portata. Punto.

Quindi, se hai solo una risorsa interna, ti suggerisco di chiedere aiuto a un'entità esterna, che sia un consulente o un'agenzia, qualcuno che ti possa dare una mano.

In ogni caso, se decidi di farti aiutare da qualcuno, ci vuole comunque la Roberta di turno che abbia una relazione molto stretta con l'agenzia esterna.

Perché un consulente da solo è un esecutore, non fa nulla. Serve un mandato il più chiaro possibile, un obiettivo, un target, dei vincoli di budget e delle informazioni circa il tono che quell'evento deve avere.

In ogni caso è utile assegnare dei ruoli distinti, durante la fase organizzativa anche se hai solo Roberta per il marketing, ipotizzo che tu possa avere altre persone all'interno del tuo team, per cui puoi chiedere in prestito ai reparti delle persone che possano essere dedicate parzialmente all'organizzazione.

Serve che ci siano dei ruoli distinti: qualcuno che coordini, un referente per la comunicazione, un referente per la logistica e per i fornitori e un referente per la parte di contenuti e speaker. Qui aiuta tantissimo fare delle riunioni di aggiornamento periodiche che aiutino a intercettare i problemi quando c'è tutto il tempo per risolverli.

La location: funzionale prima che bella

Andrea Veca

In effetti finora non abbiamo ancora parlato dell'aspetto di comunicazione, o forse lo abbiamo sfiorato.

Nella prima parte di questo episodio abbiamo parlato, per esempio, quando abbiamo fatto riferimento al budget, di location, catering e service.

Quali sono gli aspetti principali di cui devo tenere conto quando faccio l'organizzazione? Poi devo tenere conto di tutti, ovviamente la cosa più importante.

Daria Trespidi

La scelta della location, dell'area geografica e della raggiungibilità determinano chi parteciperà davvero, indipendentemente da quanto sia interessante l'agenda.

Se tu fai un evento di mezza giornata su un bricco e ci vogliono 4 ore per arrivarci, saranno veramente pochi quelli che ti raggiungeranno.

Poi devi guardare gli spazi congressuali in base a quello che serve a te: ti serve solo un palco, ti servono le sale parallele, ti serve un'area espositiva.

Tutto quello che c'è all'interno della location che scegli deve essere funzionale al tuo obiettivo.

Non semplicemente bello o grande.

Io ho visto parecchie location bellissime ma per niente funzionali all'obiettivo, per cui bisogna stare attenti.

Per esempio, il parcheggio: se pensi che la gente arrivi prevalentemente in macchina, è bene che ci sia un parcheggio.

Se invece pensi che la gente arrivi prevalentemente in treno, allora magari cerchi una struttura che sia vicino alle stazioni.

Ci sono tante cose da considerare per la location, ad esempio non puoi pensare di fare un evento all'aperto senza avere un piano B, perché se poi quel giorno piove ti ritrovi con un grosso problema da gestire.

Per questo, nel caso di eventi all'esterno, ci vogliono piano A e piano B.

I sopralluoghi alle location servono proprio a capire se ciò che ti offrono è sufficiente per te. Questo va fatto prima di firmare il contratto e non dopo, perché non si può accorgersi, diciamo, dopo aver firmato il contratto, che se piove: "eh mi spiace, ma siamo comunque in giardino".

Andrea Veca

Con le galosce, il gadget dell'evento sono delle galosce.

Daria Trespidi

Stivaletti brandizzati: non male.

Allestimenti, catering e attrezzatura tecnica

Poi ci sono gli allestimenti, perché anche qui si apre un mondo.

Tu vuoi soltanto delle sedie, quindi un allestimento a platea, oppure vuoi dei banchi scuola in modo che la gente possa essere comoda a prendersi degli appunti.

Vuoi, non lo so, le persone in piedi.

Qualunque cosa tu voglia, devi verificare che la struttura ce l'abbia. Sembrano dettagli, ma tutte queste decisioni impattano sui costi.

Magari sono piccolezze che chi partecipa non nota neanche, ma se tu allestisci la sala banchi scuola è probabile che a un certo punto la gente sfodererà i laptop e a quel punto servirà magari la corrente e quindi ce la devi portare la corrente, quindi ci saranno le canaline, ci saranno le ciabatte.

Sono tutti dettagli che in fase organizzativa devono poter essere valutati.

Poi servizi ristorativi: è molto importante che ci sia la flessibilità da parte della location di venire incontro alle tue esigenze.

Se vuoi fare un catering particolare in piedi nell'area espositiva piuttosto che in una sala che si affaccia su non so quale vista, devi capire se quello che hai in mente è realizzabile e anche dal punto di vista del catering sono informazioni da ottenere e da recuperare prima di prendere una decisione.

Poi c'è la parte di service e attrezzatura tecnica perché anche quella ha un grossissimo impatto sui costi.

Se ti accontenti di un telo bianco per la proiezione va bene, ma se la tua idea è avere un ledwall da 40 metri quadrati, cominciano a volerci alcune migliaia di euro per ottenere quel risultato.

E poi devi verificare se la location ha tutto quello che serve o se bisogna integrare ciò che manca.

Magari una location che ti piace e che è perfetta sotto tutti i punti di vista, tranne per determinate luci o effetti, o appunto manca solo il ledwall, ma il resto è fighissimo. Allora decidi, però devi saperlo prima.

Così come se vuoi fare dei video, se vuoi registrare le sessioni, se vuoi che ci siano dei fotografi, devi fartelo chiaro prima di cominciare l'organizzazione. Devi chiarirti se hai bisogno di materiale da utilizzare in seguito.

Così come se vuoi fare dei gadget, se devi brandizzare del materiale.

Non lo so, materiale come brochure piuttosto che delle magliette o un gadget particolare che non c'entra magari niente con quello che fai, ma che può catturare l'attenzione e consentire ai partecipanti di ricordarsi di te anche in un modo alternativo.

Comunicazione e presenza online

E poi c'è tutta la parte di comunicazione: serve un piano editoriale che si articola tipicamente in newsletter, post social, magari anche inviti cartacei, volantini. Se per esempio la settimana prima o tre settimane prima o tre mesi prima, se hai un altro evento puoi distribuire dei volantini.

C'è tutto un pensiero legato alla comunicazione che è necessario fare proprio in fase di organizzazione, ancora prima di mettersi a organizzare l'evento.

Per chiudere poi con il sito, sito web è una pagina del tuo sito, questa dell'evento, o è una landing page? Cioè è un sito dedicato o è una landing page del tuo sito?

Devi scegliere, valutare e poi metterti a lavorare in quella direzione.

Andrea Veca

Caspita, un sacco di lavoro

Per Evitare di poi fare una cosa abborracciata o un'organizzazione raffazzonata che non fa bene alla reputazione.

E quanto tempo ci vuole a fare tutto questo lavoro?

Le tempistiche: tre, quattro, forse cinque mesi

Daria Trespidi

Abbiamo visto che le cose da fare sono tante, per cui ci vuole un po'.

Diciamo non meno di 3-4 mesi per la preparazione, alcuni eventi anche molto di più.

Per esempio, se tu hai in mente una location particolare, sappi che in alcuni casi ci sono anni di attesa.

Perché ci sono aziende che sono abituate a fare il loro evento annuale in quella location e tutti gli anni riconfermano – anzi, magari con un paio d'anni d'anticipo – riconfermano l'opzione per le date, per cui bisogna capire dove c'è posto, come incastrarsi.

Se vuoi proprio andare lì bisogna muoversi per tempo.

Poi non è sempre così, però è una cosa da tenere in considerazione.

Poi ci sono gli speaker: anche lì non puoi pretendere che tra due tu chiami uno e questo tra due settimane è disponibile per venire a parlare con te.

Magari la sua agenda è piena, per cui è bene contattarlo con largo anticipo per fissare la data, eccetera.

Diciamo che tu devi cominciare a aprire le iscrizioni, che sia a pagamento o che sia gratuito l'evento, due o tre mesi prima della data, per fare le cose fatte bene, per avere il tempo di reclutare gli iscritti che vuoi portare a bordo.

Diciamo che, appunto, 3-4 mesi come indicazione.

Con chiusura della logistica e di tutto quello che ti serve nelle ultime due settimane.

Cioè, per stare tranquilli, devi fare in modo che sia tutto pronto un paio di settimane prima dell'evento.

Andrea Veca

Ma scusa una cosa Daria, però immagino che io prima di dire alcunché, soprattutto ai potenziali partecipanti, debba avere chiaro l'obiettivo.

Daria Trespidi

Certo, Sì, tutto quello che abbiamo detto, tutto quello che abbiamo detto

La location magari non è importante, ma la zona sì.

Tu non puoi dire 'faccio un evento' e non dire dove, magari puoi non dire che lo fai in via XY, però almeno la città o la zona sarebbe il caso.

Andrea Veca

Ok, perfetto, quindi tre o quattro mesi, più quattro che tre, ecco.

E forse da quando ti viene l'idea geniale che mi è venuta a me l'altro ieri, forse anche cinque.

Daria Trespidi

Sì perché dall'idea al piano passa un po' di tempo.

Andrea Veca

Esatto, infatti, perché io non voglio partecipare alla riunione in cui bisognerà vedere tutte le cose principali dell'organizzazione che abbiamo enumerato appena adesso, quindi tre, quattro o cinque mesi.

La data: controllare il calendario del settore

Daria Trespidi

Sì, assolutamente. Poi un'ultimissima: cosa che mi è venuta in mente sulla data è verificare che nella stessa data non ci siano magari eventi della concorrenza o comunque eventi di settore che possano drenare le partecipazioni al tuo evento in favore di quella di qualcun altro.

Per cui buttare sempre un occhio al calendario delle altre manifestazioni, almeno della tua zona o del tuo settore.

Andrea Veca

Ok, ho capito. Va bene, allora ci siamo.

Misurare il successo: i KPI che contano

Daria Trespidi

No, siamo pronti. Ma la domanda che ti faccio è: che cosa consideri un successo dopo che hai fatto l'evento?

Andrea Veca

Quindi mi ripaghi con la mia stessa moneta perché faccio sempre questa domanda e non lo so sinceramente ... vedere tanta gente felice.

Daria Trespidi

No, quello lì è veramente uno degli errori più frequenti, considerare il numero dei partecipanti come unica misura di successo.

Andrea Veca

Quali sono i possibili KPI? Quali sono delle metriche con cui valutare il successo?

Daria Trespidi

Intanto ci sono anche delle cose che si possono osservare prima, cioè il numero degli iscritti, sicuramente, il tasso di apertura delle comunicazioni.

Se hai tanti sponsor, per cui se gli sponsor vogliono seguirti e supportarti, questo ti sta segnalando silenziosamente, che la tua macchina sta funzionando.

E viceversa, cioè se quelle cose non vanno bene, devi farti delle domande e provare ad aggiustare il tiro quando sei ancora in tempo per correggerlo.

Dopo, sicuramente le presenze certo che sono un numero, però non solo la mera presenza è importante, cioè se avevi intenzione di consolidare il rapporto con dei clienti o, in quel caso, consolidare il rapporto può voler dire fare upsell o cross-sell rispetto a quello che già gli stai vendendo oppure generare nuovi lead.

Quei nuovi lead erano in target, cioè erano qualificati? E poi nei mesi successivi: il tuo fatturato ha avuto delle risposte? Oppure il feedback che hai raccolto dopo l'evento è positivo?

Tutto l'insieme di tutte queste piccole informazioni dà l'indicazione complessiva del risultato.

Andrea Veca

Non mi sembra per niente semplice, quindi è un altro aspetto a cui dedicare un po' di tempo. Poi è chiaro che se anche alla prima edizione non hai già la tua scorecard finita, vabbè.

Daria Trespidi

Fa niente, sì, però comincia ad averla lì come idea.

Andrea Veca

Sì, però proprio per evitare di accontentarsi di metriche di pancia, tipo sì, c'era tanta gente, poi si scopre che c'erano delle comparse prezzolate.

Daria Trespidi

Negli eventi, magari negli eventi gratuiti è anche facile trovare gente che viene solo per fare l'aperitivo.

Gli errori più comuni in vent'anni di eventi

Andrea Veca

Va bene Daria, senti, io direi che no, volevo chiederti una cosa così a livello di aneddoto o comunque per chiudere con un sorriso, spero. Oppure con la disperazione.

Sono credo vent'anni che organizzi eventi. Quali sono le bestialità più grosse che si possono fare? Cioè gli errori più comuni che hai visto o che hai fatto tu anche?

Daria Trespidi

Un grande classico è costruire l'agenda riempiendo gli slot.

Ho una giornata da riempire, faccio venire questo, faccio venire quello per raccontare qualcosa, ma non si capisce bene cosa e non c'è un filo conduttore.

Andrea Veca

Quindi, volgendola in positivo, reiteriamo quanto detto nella prima parte dell'episodio: l'importanza dell'agenda che descrive, anzi determina, incarna, non so quale verbo utilizzare, la natura dell'evento. Non è un dettaglio.

Daria Trespidi

Assolutamente no.

Poi lavorare con fornitori esterni, comunque con un'agenzia esterna dandole un brief troppo poco chiaro.

Poi in generale si scoprono conflitti, problemi, cose che non vanno tanto bene, non funzionano. Quindi non dare appunto importanza alla collaborazione.

Andrea Veca

Esatto, non è quella che ormai è consuetudine chiamare la sindrome del consulente. Non basta pagare per risolvere il problema.

Daria Trespidi

Ok, esattamente.

Non prevedere un budget di riserva perché gli imprevisti succedono e bisogna essere preparati. Se non succede è meglio, ma se succede siamo pronti.

Altro errore gravissimo è non avere un piano di follow up nelle settimane successive. Qualunque sia l'obiettivo, tu devi avere modo di capire dalla tua platea, dal tuo pubblico, se quello che hai fatto ha generato valore.

Se quel motivo che ha fatto alzare dalla sedia, ha fatto muovere dall'ufficio le persone, è reale. Non è solo una percezione tua che ha organizzato l'evento, ma effettivamente trova riscontro.

Poi c'è la parte di mala gestione degli sponsor. Lì io suggerirei un accordo scritto semplice – anche uno scambio di mail – in cui è dettagliato che cosa l'organizzatore offre allo sponsor a fronte di quale gettone di partecipazione, cioè aspettative chiare da tutte e due le parti: lo sponsor dò X euro a fronte di A, B, C. Fine.

Andrea Veca

Questo sì, ok, lo capisco bene, anche perché sennò possono verificarsi situazioni spiacevoli in cui lo sponsor crede di poter fare certe cose che non sono previste.

O viceversa, naturalmente: non è che voglia andare contro gli sponsor, quindi massima chiarezza.

Daria Trespidi

Esatto.

Andrea Veca

Ok, va bene, allora se non hai altri errori comuni da condividere con noi, Daria, io ti ringrazio moltissimo per queste due parti a questo punto dell'episodio dedicato all'organizzazione degli eventi e grazie ancora, buon lavoro.

Daria Trespidi

Grazie a te, è stato molto divertente, lo sai che gli eventi mi piacciono tantissimo.

Buon lavoro a tutti, buoni eventi e alla prossima. Ciao!