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Budget: che cosa è, perché farlo e perché non lo si fa

Trascrizione dell'episodio

In questo episodio Andrea Veca apre la mini-serie dedicata al budget, partendo dalle basi: che cos’è, perché è uno strumento indispensabile e perché, nonostante tutto, molte aziende continuano a non farlo. La conversazione introduce anche il ruolo del piano dei conti, che diventerà centrale negli episodi successivi.

Gli altri due episodi sono dedicati al budget di conto economico e al budget di stato patrimoniale.

Quella che segue è la trascrizione integrale dell’episodio. Essendo una trascrizione dal parlato, può contenere ripetizioni, frasi spezzate o imprecisioni formali. Privilegiamo la fedeltà alla conversazione effettivamente avvenuta.

Introduzione: perché parlare di budget adesso

Ciao, sono Andrea Veca e ti do il benvenuto a questo episodio di Mingamal, il podcast che instilla dubbi per migliorare.

Sto registrando questo episodio a novembre 2025: il foliage ci scalda il cuore mentre le foglie secche a terra ci ricordano l'eterno succedersi delle stagioni.

E l'approssimarsi delle festività con il Natale e il Capodanno.

E dopo il Capodanno di solito arriva l'anno che nella fattispecie è il 2026 e ...

Sei pronto al 2026? Hai fatto il budget per il 2026?

Siamo a novembre ed è tempo di budget. Andatelo a chiedere anche al ministro Giorgetti!

Di questo parliamo oggi.

Prima di addentrarci nell'argomento, un paio di comunicazioni di servizio.

Anzitutto migliaia di grazie a tutte le persone che mi hanno scritto, salutato e incoraggiato. Grazie anche, e forse soprattutto, a chi ha segnalato errori che avevo commesso. Spero di averli corretti tutti, anche se che credo che questa fase iniziale di assestamento non sia del tutto completata.

Finita la pubblicità, passiamo al budget.

Una mini-serie in tre episodi sul budget

L'argomento è abbastanza esteso per cui ci vorranno ben tre episodi.

Mi ero promesso e ripromesso di non spezzettare argomenti in più episodi, ma questa volta è impossibile. Preferisco proporti bocconi più piccoli, per evitare di strozzarti.

In questo primo episodio parliamo di:

1)       Che cosa è il budget e da che cosa è composto (spoiler: conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario)

2)       Domanda molto importante: perché bisogna fare il budget

3)       Domanda molto interessante: perché non facciamo il budget? O quantomeno perché solo una percentuale minore delle aziende fa il budget?

4)       E chiudiamo con una menzione al nostro amico, o futuro amico: il piano dei conti.

Nel secondo episodio ci caleremo nella redazione del budget di conto economico per i primi 12 mesi.

Nota: Il 98% delle aziende della nostra dimensione che fanno il budget, lo fanno solo per il conto economico e devo dirti, e senza farmi sentire troppo forte, che può essere che questo sia più che sufficiente per partire.

Diciamo che il budget di conto economico a dodici mesi è assolutamente indispensabile. Proiezione a due anni fortemente consigliata. Stato patrimoniale consigliatino. Rendiconto finanziario opzionale.

Nel terzo episodio estendiamo il discorso, sia nel tempo (cioè, per i due anni successivi: 2027 e 2028), sia nello spazio, diciamo (cioè, stato patrimoniale e rendiconto finanziario) e parliamo di controllo e revisione del budget nel corso dell’anno.

Che cos’è il budget (e il legame con l’obiettivo strategico)

Quindi, che cosa è il budget?

Purtroppo, ci serve ancora una premessa – l’ultima, lo giuro.

Prima di fare il budget bisognerebbe definire quello che è l’obiettivo strategico.

Facciamo un esempio.

Supponiamo che io esca di casa.

Ma perché esco di casa? Dove voglio andare?

 Diciamo che voglio uscire di casa per andare in Piazza Duomo.

Allora, prima di incamminarmi, provo a ipotizzare un itinerario da seguire per raggiungere piazza Duomo: quando esco di casa vado a destra o vado a sinistra?

Secondo l'itinerario che ho deciso, vado a sinistra. E poi ancora a sinistra, poi a destra eccetera.

E se scopro che una via è chiusa al traffico? Cambio itinerario, ma non il fatto che voglio andare in piazza Duomo. Ci torneremo.

In questa brillante metafora, andare in piazza Duomo è l'obiettivo strategico e l'itinerario è il budget. Cioè, è la definizione quantitativa di come ipotizzo di raggiungere l'obiettivo strategico.

Quindi la prima domanda da fare è: “hai fissato l'obiettivo strategico, cara ascoltatrice, caro ascoltatore?”.

In questo episodio parto dal presupposto che tu lo abbia fatto.

Veloce digressione: “obiettivo strategico” è un termine di amplissimo respiro, che può vuol dire mille cose.

Per essere allineati, io, in questo episodio, mi riferisco a che cosa vuoi che sia la tua azienda tra qualche anno. Diciamo tra tre anni. Quanti ricavi vuoi generare, con quanti clienti, con che staff, con che margine, percepito come dal mercato, con quale impatto sul sociale (anche nessuno va bene), quante sedi, dove stanno le sedi, con quanta AI, con quanti robot, eccetera. 

In un futuro episodio parleremo di come individuare e descrivere in maniera strutturata l'obiettivo strategico, perché è un argomento paurosamente importante. Se non hai fissato l’obiettivo strategico, non sai dove vuoi andare. Sarebbe come uscire di casa senza sapere dove si vuole andare.

Quando esco di casa vado a destra o sinistra? Ma dove vuoi andare? Boh, non lo so. E allora come faccio a decidere se andare a destra o a sinistra?

Magari non hai ancora formalizzato in modo quantitativo e ortodosso quello che è il tuo obiettivo strategico, ma sono relativamente certo che una vaga idea di dove tu voglia andare, tu ce l’abbia. E parto da questo presupposto.

Dopodiché, tornando al budget, se voglio raggiungere piazza Duomo senza avere pianificato una certa strada, mi muoverò a caso. Può essere che ci arrivi! Se ti va bene andare a tentoni, va benissimo così: non fare il budget.

Se invece ti interessa, la mia definizione di budget è che è la descrizione quantitativa di come ipotizzo di raggiungere l'obiettivo strategico. È una rappresentazione numerica delle attività che intendo intraprendere per raggiungere l'obiettivo strategico.

E dove li metto questi benedetti numeri?

Li metto nelle parti che compongono budget, cioè le parti del bilancio: conto economico, stato patrimoniale, nota integrativa grossomodo e rendiconto finanziario.

Perché fare il budget: pianificazione, controllo e consapevolezza

Ora la domanda importante: perché serve il budget?

A me vengono in mente quattro risposte.

È importante fare il budget perché è importante pianificare l’itinerario per andare in piazza Duomo.

Quando esco di casa vado a destra o a sinistra? A gennaio quali ricavi voglio generare, e che costi penso di dover sostenere per farlo?

Se non so rispondere a questa domanda, sto cercando di andare in piazza Duomo a caso. Giro di qua e di là per la città, chissà mai che non arrivi in piazza Duomo.

Il primo motivo per cui il budget è importante è che mi aiuta a capire quali azioni fare.

 E ancora, sto andando verso piazza Duomo e trovo un intoppo perché è esploso un tubo del gas.

Devo rapidamente, e dico rapidamente, ricalcolare un piano per raggiungere Piazza Duomo. Non voglio arrivare in fondo a Via Lorenteggio (è una via mooolto lunga) per rendermi conto che avrei dovuto girare subito a destra.

Se il business non sta andando come ho previsto, voglio saperlo il più presto possibile.

Non voglio scoprire il 28 dicembre 2026 che non sto raggiungendo il mio target per l’anno. O addirittura che sono in perdita, budget o non budget. O ancora peggio, non voglio scoprirlo il 30 aprile 2027, quando il commercialista mi presenta la bozza di bilancio.

Secondo motivo, voglio monitorare attentamente come stanno andando le cose rispetto alle ipotesi fatte. Se c’è una discrepanza, voglio saperlo e intervenire tempestivamente.

Il terzo motivo è relativo alla circostanza in cui dovessi affrontare una conversazione inaspettata con qualcuno che mi vuole acquisire o con qualcuno con cui sto valutando una fusione.

Se arrivo sapendo grosso modo di che cosa sto parlando, ho un vantaggio negoziale spaventoso. O meglio, se non lo so, parto in posizione di svantaggio spaventoso.

Tu compreresti qualcosa da un produttore che non sa come funziona il suo prodotto? O perché funziona il suo prodotto? Quantomeno tratteresti sul prezzo, perché aumenterebbe il tuo rischio.

Terzo motivo: conoscere il meglio possibile il proprio “prodotto” per non fare figure barbine e per essere meglio preparati ad una negoziazione.

Infine, quarto motivo, il processo stesso di redazione del budget è un momento di riflessione e di introspezione.

È un momento catartico. Detto tra noi, di solito ho sentito altri epiteti meno lusinghieri per descrivere il momento del budget. Ma mi gasa un po’ di enfasi risorgimentale!

Mettendo i numeri nero su bianco ti accorgi che magari non ha alcun senso continuare a fare certe cose che hai sempre fatto. È un buon momento per fare una valutazione di rischio: che cosa succede se non cambio mentre il mondo evolve?

Oppure magari ti vengono in mente nuovi tentativi che potresti fare. Nuove opportunità da cogliere.

Sintesi: fare il budget ti aiuta a capire che cosa fare mese per mese, ad accorgerti tempestivamente se le cose non vanno come previsto, ad essere più credibile, e quindi più forte, in caso di operazioni straordinarie e ti costringe a metterti a nudo e a chiederti se non potresti fare di meglio.

Perché molte aziende non fanno il budget

E ora la domanda interessante, perché non facciamo il budget?

Qui entriamo in un campo al limite della psicologia e della sociologia.

Ecco i motivi principali.

Primo: non sapevo di doverlo fare. Scusa deboluccia, ma la accettiamo. Adesso sai che lo devi fare: problema risolto.

Non ho tempo di farlo.

Scusa respinta.

Hai presente quelle matrici con le cose da fare urgenti ed importanti? Ecco, il budget è urgente ed è importante. Punto. Se non hai tempo per una cosa urgente ed importante, stai facendo del male alla tua azienda e alla gente che ci lavora.

Non ho le competenze per farlo. Due considerazioni:

1)       ci sono fior di corsi che ti possono aiutare.

2)       Se nessuno di questi ti soddisfa, dammi dei feedback circa che cosa ti manca e proviamo a costruirlo insieme.

Se ci sono altri motivi per cui non fai il budget, per favore fammeli sapere, perché dobbiamo debellare questa malattia terribile!

Il conto economico: il punto di partenza del budget

Cominceremo a fare il budget, occupandoci del conto economico.

Non abbiamo tempo per parlare approfonditamente del conto economico.

Diciamo semplicemente che è quello che tiene conto di ricavi, costi e margini vari.

Quando tu guardi il bilancio tuo o di un cliente – se non lo fai, ti invito a farlo: dedicheremo alla lettura del bilancio un episodio un po' più in là.

Dicevo, sei lì che sfogli il gustoso bilancio: ecco, il conto economico è quello che si trova nella seconda sezione.

Comincia con i ricavi.

Poi ci sono i costi per acquisti, costi per servizi, costi per godimento beni di terzi, costi della manodopera. E poi abbiamo gli ammortamenti, gli oneri finanziari e le imposte.

Ti torna tutto?

E quindi finalmente il risultato che nel nostro caso sarà sicuramente positivo e quindi sarà un utile netto.

Questo prospetto sintetizza una situazione che è descritta con granularità molto maggiore all'interno del tuo software gestionale, che lo gestisca tu o che lo gestisca il commercialista.

Il piano dei conti: perché è fondamentale conoscerlo

Ti sto parlando del mitico piano dei conti.

Esercizio per il weekend: prendi il piano dei conti per mano, portalo a prendere la cioccolata calda con la panna e diventate amici.

Troppe volte ho sentito di imprenditori e manager che non conoscono il proprio piano dei conti perché tanto se ne occupa il commercialista.

Devi conoscere il tuo piano dei conti e sarebbe bello che esso fosse coerente con la tua attività.

Che descriva i tuoi ricavi e i tuoi costi per generare quei ricavi.

Condivido Il caso di Andrea, il cui piano dei conti prevedeva come ricavi esclusivamente "vendite Italia".

Il che è peculiare perché anzitutto l'azienda di Andrea vendeva solo in Italia; quindi, è quantomeno ridondante la descrizione vendite Italia.

Ma soprattutto metteva insieme tutti i tipi di vendita fatti da Andrea, fossero essi vendita di hardware, vendite di servizi, vendite di progetti. Insomma, una follia assoluta.

Il piano dei conti deve rappresentare l’azienda.

Supponiamo che tu sia un fruttivendolo e vendi sia gli ananas sia le fragole.

Ananas e fragole hanno cicli di vendita diversi, magari deperibilità diverse, per cui hanno tempo di permanenza in magazzino diverso, margini diversi. Allora può avere senso dedicare un conto agli ananas e uno alle fragole.

Se invece hai un supermercato che vende frutta ad alta rotazione, senza magazzino, carne e pane, probabilmente ti conviene avere questi tre conti di ricavo (frutta, carne e pane) senza distinguere tra ananas e fragole.

Quindi non ci sono, che io sappia, regole assolute, per il livello di granularità del piano dei conti.

So per certo che negli Stati Uniti ci sono dei piani dei conti suggeriti per diverse categorie merceologiche. Non è la Casa Bianca che li impone, però o le associazioni di categoria, o i Peer Group o i vari consulenti cercano di convergere su un piano dei conti abbastanza standardizzato e rappresentativo del settore di appartenenza.

In mancanza di questo, sei tu che devi scoprire qual è il tuo piano dei conti ottimale.

Se non lo hai in casa, chiedilo al commercialista e, una volta ottenutolo, comincia a studiarlo.

Accertati che i conti presenti nel piano dei conti siano coerenti con la tua attività. Per prima cosa accertati di capirli, cioè di sapere che cosa va a finire dentro ciascun conto. Che siano ricavi o costi. O nel caso dello stato patrimoniale, che siano attività o passività.

E poi, dicevo, accertati che siano coerenti con la tua attività

Se non è così, non disperiamoci, niente panico.

Lo possiamo mettere a posto un po’ alla volta.

Sarà solo un po’ più onerosa l’attività mensile di confronto tra il consuntivo, cioè come sono effettivamente andate le cose, e come avevi previsto che andassero.

Vedo dei fogli Excel nel tuo futuro. Ma tanto li vedo lo stesso: per questo dico di non disperare.

Ma ti esorto a cominciare a capire quale è la situazione attuale del tuo piano dei conti: è l’inizio di uno splendido viaggio!

Chiusura del primo episodio sul budget

E con questo chiudiamo il primo dei tre episodi dedicati all’appassionante argomento del budget.

Grazie mille per il tuo tempo e per la tua attenzione. Buon lavoro, buon piano dei conti!

Ciao!